項(xiàng)目的五個(gè)特征是造成項(xiàng)目管理困境的一切根源
樊輝老師在這幾年產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和研發(fā)管理領(lǐng)域的咨詢和培訓(xùn)過(guò)程中，見(jiàn)過(guò)大量在研發(fā)項(xiàng)目中苦苦掙扎而不得其宗的項(xiàng)目經(jīng)理，他們咨詢最多的一個(gè)問(wèn)題就是：我已經(jīng)很努力，但結(jié)果還是不理想，我到底是哪里做得還不夠好？面對(duì)這些滿肚子委屈的項(xiàng)目經(jīng)理們，我只能故作輕松且微笑著反問(wèn)他們一個(gè)問(wèn)題：你們天天跟項(xiàng)目打交道，知道項(xiàng)目的本質(zhì)到底是什么嗎？項(xiàng)目有哪些特征？在越來(lái)越多的企業(yè)推行“項(xiàng)目化管理”，“人人都是項(xiàng)目經(jīng)理” 的管理熱潮下，項(xiàng)目管理能力已然成為所有管理者（無(wú)論是縱向的職能主管還是橫向的業(yè)務(wù)主管）的基礎(chǔ)能力。然而即使是已經(jīng)走上管理崗位多年的高層管理者，對(duì)項(xiàng)目的本質(zhì)和特征問(wèn)題的回答也只是一個(gè)粗淺且表象的模糊描述。
項(xiàng)目管理的問(wèn)題何其多，我為什么揪著這么一個(gè)特“基礎(chǔ)”且“小兒科”的問(wèn)題不放？按照*的定義：項(xiàng)目是為了創(chuàng)造一個(gè)獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性的工作。項(xiàng)目的特征是：臨時(shí)性、*性和漸進(jìn)明細(xì)。這個(gè)回答用來(lái)參加PMP的認(rèn)證考試是要給滿分的，但如何理解并在實(shí)踐中應(yīng)用項(xiàng)目的本質(zhì)和特征來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目管理工作，正是項(xiàng)目經(jīng)理優(yōu)秀與普通的區(qū)別所在。
樊輝老師認(rèn)為，把項(xiàng)目看成是一件“工作”時(shí),極易引導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理把項(xiàng)目管理的精力聚焦在如何把事情“多、快、好、省”地完成，而*（英國(guó)項(xiàng)目管理流派）把項(xiàng)目定義為：項(xiàng)目是按照一個(gè)被批準(zhǔn)的商業(yè)論證，為了交付一個(gè)或多個(gè)商業(yè)產(chǎn)品而創(chuàng)建的一個(gè)臨時(shí)性的組織。但“組織”的定義容易讓一些喜歡咬文嚼字的人理解為“職位、職責(zé)和角色流程”，在咨詢和培訓(xùn)的實(shí)踐中，樊老師把項(xiàng)目定義為：項(xiàng)目是為了用更少的資源，更短的時(shí)間，凝聚一群原本有不同利益訴求而目標(biāo)不一致的專業(yè)人員，去共同完成一項(xiàng)能為所有利益相關(guān)方帶來(lái)價(jià)值的工作而臨時(shí)組建的團(tuán)隊(duì)。把這句話用主謂賓的格式縮寫(xiě)后就成了：項(xiàng)目是團(tuán)隊(duì)。
把項(xiàng)目看成是團(tuán)隊(duì)，則管理的焦點(diǎn)由事情變成了人，而且這些人還來(lái)自不同的職能部門(mén)，有自己固有的工作習(xí)慣和各自的利益出發(fā)點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理的主要職責(zé)就是把這些零散個(gè)人快速凝聚成一個(gè)有共同目標(biāo)和價(jià)值觀的團(tuán)隊(duì)。正是因?yàn)榘秧?xiàng)目看成是一件事情，一個(gè)任務(wù)，所以企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)總認(rèn)為只要指派一個(gè)技術(shù)牛人或業(yè)務(wù)骨干，就可以把項(xiàng)目管好，而結(jié)果往往事與愿違，我見(jiàn)過(guò)太多有技術(shù)專長(zhǎng)，卻在項(xiàng)目管理上敗下陣來(lái)，“顏面盡失”后選擇離職的技術(shù)骨干，這種結(jié)果對(duì)公司和員工無(wú)疑是一個(gè)雙輸?shù)木置?。在我十多年的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和研發(fā)管理實(shí)踐中，我選擇項(xiàng)目經(jīng)理的首要條件不是看技術(shù)，而是看他對(duì)周邊員工的影響力，這種影響力，在他走上項(xiàng)目管理崗位時(shí)，就是”項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)力“，而項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)力正是保障項(xiàng)目成功的三個(gè)關(guān)鍵能力之一：
項(xiàng)目是一個(gè)由來(lái)自不同部門(mén)的有不同工作習(xí)慣和不同利益出發(fā)點(diǎn)的專業(yè)人員臨時(shí)組建的團(tuán)隊(duì)，這是項(xiàng)目經(jīng)理要面對(duì)的首要挑戰(zhàn)。從專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域因“技而優(yōu)則管”走上項(xiàng)目管理崗位的項(xiàng)目經(jīng)理們，不能再用對(duì)待技術(shù)的手段和視角來(lái)對(duì)待有復(fù)雜思想的員工了，要學(xué)會(huì)用同理心，換位思考等方式來(lái)對(duì)待項(xiàng)目成員，要學(xué)會(huì)用辯證的思維來(lái)看待項(xiàng)目中的問(wèn)題，要學(xué)會(huì)妥協(xié)，灰度管理，這些思維方式的轉(zhuǎn)變，遠(yuǎn)比通過(guò)培訓(xùn)掌握一些項(xiàng)目管理的工具、模板和方法要難得多，但給項(xiàng)目經(jīng)理和企業(yè)所帶來(lái)的收獲也大得多，這也正是企業(yè)愿意跟樊輝老師簽約“常年顧問(wèn)”，希望在項(xiàng)目管理實(shí)踐中幫助項(xiàng)目經(jīng)理轉(zhuǎn)變思維方式的意義所在。
回答了項(xiàng)目的本質(zhì)是團(tuán)隊(duì)這個(gè)問(wèn)題，下面再來(lái)看看項(xiàng)目有哪些主要特征。
*對(duì)項(xiàng)目的特征定義為：臨時(shí)性、*性和漸進(jìn)明細(xì)；*則定義為五大特征：變革性、臨時(shí)性、*性、跨職能性、不確定性。樊輝老師認(rèn)為*的定義更全面一些，但我們學(xué)習(xí)這些特征的定義不是為了要背下來(lái)，以備將來(lái)可以在同事或朋友面前稍稍賣弄一番，我們需要深刻理解每一個(gè)特征背后的真實(shí)內(nèi)涵及其給項(xiàng)目管理帶來(lái)的促進(jìn)和阻礙作用。樊老師有一個(gè)觀點(diǎn)：正是項(xiàng)目的這五個(gè)特征，是造成項(xiàng)目難以管理的一切根源。
1、變革性：要理解項(xiàng)目的變革性，可以通過(guò)提出另外一個(gè)問(wèn)題來(lái)引發(fā)思考：像華為、聯(lián)想這些大公司，已經(jīng)有非常完備的組織架構(gòu)和運(yùn)作流程了，為什么還需要“項(xiàng)目”這種管理模式？從理論上來(lái)講，如果一個(gè)任務(wù)或一件事情，有足夠可用的資源，給與足夠長(zhǎng)的時(shí)間，各部門(mén)間配合也很順暢的話，確實(shí)是不需要在當(dāng)前的組織和流程之上再通過(guò)“項(xiàng)目”這種形式來(lái)跟蹤管理這一個(gè)任務(wù)的。“項(xiàng)目”存在意義就是用更少的資源，更短的時(shí)間，推倒部門(mén)墻，組建臨時(shí)團(tuán)隊(duì)，去共同完成一項(xiàng)能為所有利益相關(guān)方帶來(lái)價(jià)值的工作。這種形式的管理方式，必然會(huì)引起企業(yè)當(dāng)前運(yùn)作流程和各部門(mén)工作方式的改變，無(wú)論是項(xiàng)目的過(guò)程還是結(jié)果，都會(huì)給項(xiàng)目各方帶來(lái)多方面的變革，既然有變革性，自然就會(huì)遭遇阻力，項(xiàng)目經(jīng)理要學(xué)會(huì)如何借領(lǐng)導(dǎo)層的力或通過(guò)自己的努力，破除或化解這些阻力。
2、臨時(shí)性：項(xiàng)目的臨時(shí)性要從兩個(gè)維度去理解，一是時(shí)間維度，也即項(xiàng)目有明確的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，而且客戶要求的時(shí)間往往比項(xiàng)目實(shí)際所需的時(shí)間要短很多，這也正是倒排項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的主要原因。項(xiàng)目的這一特征給項(xiàng)目管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)是對(duì)外如何跟項(xiàng)目的主要干系人就項(xiàng)目階段里程碑和項(xiàng)目交期達(dá)成一致；對(duì)內(nèi)如何在項(xiàng)目組內(nèi)部制定沒(méi)有太多水分的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。對(duì)外，項(xiàng)目經(jīng)理要與客戶和公司領(lǐng)導(dǎo)談判；對(duì)內(nèi)，項(xiàng)目經(jīng)理要與開(kāi)發(fā)小組展開(kāi)博弈。無(wú)論是談判還是博弈，對(duì)于從技術(shù)崗位上來(lái)的項(xiàng)目經(jīng)理而言，都是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。
項(xiàng)目臨時(shí)性的第二個(gè)維度就是團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是臨時(shí)組建的，這個(gè)團(tuán)隊(duì)還包括三個(gè)主要利益相關(guān)方（項(xiàng)目投資方、項(xiàng)目實(shí)施方、項(xiàng)目成果使用方）：
各個(gè)利益相關(guān)方有不同的利益訴求和工作習(xí)慣，項(xiàng)目經(jīng)理需要快速凝聚人心，與各個(gè)利益相關(guān)方形成利益共同體。特別是在矩陣式項(xiàng)目組織形式下，有責(zé)無(wú)權(quán)的項(xiàng)目經(jīng)理如何讓各職能部門(mén)主動(dòng)站在項(xiàng)目的角度思考問(wèn)題，讓來(lái)自各部門(mén)的項(xiàng)目成員主動(dòng)配合項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)展工作，這些對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)力、流程執(zhí)行力又是一個(gè)挑戰(zhàn)。
3、跨職能性：項(xiàng)目的跨職能性，也從兩方面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理形成了阻礙，一是團(tuán)隊(duì)成員的跨部門(mén)，項(xiàng)目經(jīng)理需要按不同的頻度不同的要求跟不同的部門(mén)主管進(jìn)行工作和績(jī)效的溝通；二是專業(yè)知識(shí)的跨領(lǐng)域，項(xiàng)目經(jīng)理需要用不同的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，掌握不同的業(yè)務(wù)知識(shí)，才能跟不同專業(yè)領(lǐng)域的團(tuán)隊(duì)成員對(duì)上話，在評(píng)估各業(yè)務(wù)模塊所需的項(xiàng)目資源和時(shí)間，對(duì)各業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行技術(shù)評(píng)審等工作時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理需要依靠必要的專業(yè)知識(shí)才能做出服眾的決策。
4、*性：項(xiàng)目的*性和獨(dú)特性提示每個(gè)項(xiàng)目無(wú)論是交付的產(chǎn)品還是團(tuán)隊(duì)的管理，都會(huì)存在與其它項(xiàng)目的不同點(diǎn)，這些不同點(diǎn)，正是項(xiàng)目管理中的需要投入更多關(guān)注的地方。例如以訂單交付為主的OEM/ODM項(xiàng)目，都是在以某款機(jī)型為基礎(chǔ)，為客戶做定制化交付，表面上看訂單規(guī)格和客戶要求沒(méi)有多少區(qū)別，然而往往正是因?yàn)椴恢匾曔@些區(qū)別，造成項(xiàng)目不滿足客戶要求。任何一個(gè)項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)也是與眾不同的，團(tuán)隊(duì)成員的組成特點(diǎn)、利益關(guān)注點(diǎn)、所在部門(mén)主管對(duì)其的影響等，構(gòu)成了這個(gè)團(tuán)隊(duì)的獨(dú)特性。項(xiàng)目經(jīng)理需要根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，定制項(xiàng)目的組織形式，裁減項(xiàng)目運(yùn)作流程，采取多變的團(tuán)隊(duì)管理風(fēng)格。
5、不確定性：上述的四個(gè)特征，給項(xiàng)目引入了極大的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)，在不確定的環(huán)境下要爭(zhēng)取時(shí)間、成本和質(zhì)量已確定的成果，對(duì)項(xiàng)目管理的挑戰(zhàn)是很大的。*不變的就是變化，項(xiàng)目管理的過(guò)程，就是不斷識(shí)別、控制風(fēng)險(xiǎn)和項(xiàng)目變更的過(guò)程。面對(duì)項(xiàng)目的不確定性，項(xiàng)目經(jīng)理要用積極的心態(tài)去正視，并學(xué)會(huì)在進(jìn)度、質(zhì)量、成本、范圍、風(fēng)險(xiǎn)和客戶滿意度之間保持平衡：
樊老師嘮叨了這么多，目的就是想讓項(xiàng)目經(jīng)理們明白，要管理好項(xiàng)目，提升項(xiàng)目管理能力，還得從理解項(xiàng)目的本質(zhì)和特征出發(fā)，在此基礎(chǔ)上，再來(lái)轉(zhuǎn)變管理思維，學(xué)習(xí)各種項(xiàng)目管理工具、方法的應(yīng)用，否則只能是本末倒置，緣木求魚(yú)，事倍功半。
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