怎么樣才能高效的開會呢？今天分享五個職場人必備的高效開會技巧，有工具有方法，每一條都很實用。
首先第一條，比通知會議更重要的是通知會議的動議。什么意思？我們平時開會經(jīng)常會碰到一種情況，原本是準(zhǔn)備討論一件事兒，結(jié)果變成討論三件事兒四件事兒。然后每件事兒都沒有討論出個結(jié)果。所以這時候在開會前和開會人員確認(rèn)動議就非常重要，動議也就是行動建議來自羅伯特議事規(guī)則。一個完整的動議，包括六個要素，時間、地點、人物、行動、資源、結(jié)果。在通知會議的時候，就先對預(yù)期結(jié)果進行一個定性定量的表述。比如我們希望通過這次會議得出可以用在A項目中的三條能幫助提升銷量的建議。我們目前已經(jīng)具備了什么什么樣的條件？為了達到預(yù)期結(jié)果，需要大家做什么什么樣的會議準(zhǔn)備。把會議控制在單一命題，同一時間只討論同一個命題，目的更聚焦過程才能更高效。
第二條，比創(chuàng)意更重要的是創(chuàng)意的標(biāo)準(zhǔn)。我參加一些會，常有的感受是什么？大家給出的點子特別多，但真正能用的只有一二。為什么？因為沒有清晰的創(chuàng)意標(biāo)準(zhǔn)，個人的主觀經(jīng)驗會讓會議非常低效。所以比起創(chuàng)意本身，更重要的是創(chuàng)意的標(biāo)準(zhǔn)。也許對你們公司來說，數(shù)據(jù)是創(chuàng)意的標(biāo)準(zhǔn)。對有一些團隊來說，喚起情緒，引起自傳播是創(chuàng)意的標(biāo)準(zhǔn)，都可以根據(jù)自己團隊的情況而定。但是我要提醒你的是，在討論創(chuàng)意之前，請一定先跟與會人員告知清楚在這個會場上什么才算好創(chuàng)意。
第三條，比參會人數(shù)更重要的是參會人的投入度。我很不能接受的一點，就是開會的時候，這邊有人在那投入的發(fā)言，那邊有人在那噼里啪啦的打字回微信，不夠投入的會是浪費所有參會人的時間。所以要想保證開會的效率和結(jié)果，首先得保證參會人的投入度。在這里，我有幾個小方法，
第一，縮短會議時間。我們可以試著縮短會議時間，利用適當(dāng)?shù)木o迫感來提高效率，讓大家都能更加focus在會上。第二，要做嘗試站立。會議研究表明，坐著開會比站著開會能多花34%的時間，而站著開會更容易讓人集中注意力，也更有意愿去關(guān)注別人的觀點。第三，停止手寫筆記。手寫雖然便于記憶，但是忙著記錄會讓我們少了很多思考的時間。所以把紙質(zhì)的會議記錄換成飛書妙計，就可以更加的投入會議。第四條比同意人數(shù)更重要的是反對的人數(shù)。有些會議看上去達成了共識，結(jié)果出了問題，大家才來馬后炮說，我當(dāng)時就覺得不行。那你當(dāng)時為什么不說呢？麥肯錫咨詢公司有一條規(guī)范叫做反駁的義務(wù)。就是說如果你不認(rèn)同對方的看法和意見，就要明確表示出自己的想法，提出反駁。這是你作為員工的義務(wù)。在對立觀點的相互反駁、激辯之下，才能產(chǎn)生解決問題的有效辦法。最后一條比會議結(jié)論更重要的是，會議結(jié)論的落實。我們經(jīng)常會有一種無效的會議是什么？就是會開完了，啥也沒有。原因很簡單，我們忘記把會議共識落實到具體分工了。針對這個問題，我有一個方法叫做開發(fā)團隊合同；就是在項目的第一個會議結(jié)束之后，讓每一個人在公開場合之下，在每個人都可以看到的情況下，在共同文檔上寫下他在這個項目工作中的目標(biāo)、職責(zé)和行為規(guī)范。千萬不要小看這個動作，心理學(xué)上說寫下來才是證明有了監(jiān)督和反饋，自然就更能成事。既然我們每個職場人都躲不了開會，那么就花點心思打磨優(yōu)化它，讓它成為你成事的支持，而不是障礙。在做事中修煉。祝你我都擁有更專業(yè)的職場能力。
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