如何組織策劃大型或者重要的會議？這里強(qiáng)調(diào)一下組織策劃大型重要會議的三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，分別是明確會議主題、溝通會議時(shí)間、細(xì)化會議議程。會議主題必須清晰，會議的時(shí)間也一定要提前安排，并且同時(shí)溝通好備用的時(shí)間。會議的議程非常重要，主持人是誰，議題順序，參加人員一定要和領(lǐng)導(dǎo)提前溝通，細(xì)節(jié)好了三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)我們掌握了，下面我們從會中會前的準(zhǔn)備，會中的管控，會后的復(fù)盤進(jìn)行詳細(xì)的介紹。
首先便是一個(gè)會前的準(zhǔn)備了，這里涉及提前發(fā)布會議通知、籌備會議材料，確定參會人員名單等指標(biāo)。準(zhǔn)備其中會議材料這塊可能要強(qiáng)調(diào)一下，根據(jù)不同的會議種類，可能需要準(zhǔn)備的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、主持稿、會場PPT主持稿一定要模擬一下現(xiàn)場的環(huán)節(jié)，創(chuàng)建起整個(gè)會議。而PPT一定要提前在會議室電腦播放，確認(rèn)是否兼容，色調(diào)是否正常等等。而資料準(zhǔn)備完畢后，下面便是會場的準(zhǔn)備。會議的布置一定要根據(jù)會議的規(guī)模來匹配。首先是做牌，如果是有需要，一定要提前準(zhǔn)備。第二個(gè)是每一個(gè)參會人員的座位前要放置筆紙或者筆記本、礦泉水或茶杯、抽紙巾等等入手。領(lǐng)導(dǎo)喜歡抽煙煙灰缸，我們還是要必備的。第三個(gè)是電腦、投影儀、麥克風(fēng)、激光筆、空調(diào)、燈光等等，一定要提前調(diào)試，也要檢查他們電源了。提醒一下很容易忽略的一個(gè)點(diǎn)是檢查一下空調(diào)的出風(fēng)口是否對著人。第四，若是會場要涉及外來的來賓，我們要考慮到客人可能不會熟悉我們的會場，我們要提前準(zhǔn)備好指引牌，并且在通知下發(fā)的過程中交流一下我們的聯(lián)系人員的電話，方便客人能準(zhǔn)時(shí)參會。
下面便是會中的管控了，這個(gè)階段重要就是如何讓會議按照既定的一個(gè)程序執(zhí)行，如果發(fā)生意外，應(yīng)該按照應(yīng)急預(yù)案或者是臨場隨機(jī)應(yīng)變。首先要安排人員負(fù)責(zé)簽到，這時(shí)候可以提醒參會人員會議的注意事項(xiàng)，類似不允許拍照，手機(jī)關(guān)為靜音等等。這個(gè)時(shí)候其次要安排人員負(fù)責(zé)會議中的茶水提供。注意一個(gè)節(jié)奏，這里可以安排由記錄人員來負(fù)責(zé)通知會議室外的同事及時(shí)停止，最后安排人員要播放ppt 以及負(fù)責(zé)拍照。會后除了紀(jì)要的編寫下發(fā)以外，我們要及時(shí)的組織相關(guān)人員對各自負(fù)責(zé)的工作進(jìn)行總結(jié)和置評，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并保證在下一次會議中杜絕此類事件的發(fā)生。最后多說一句，每家公司都是不一樣的，我們只有在自己經(jīng)歷公司大型會議之后，才能制定出符合自己實(shí)際的一個(gè)會議方案好吧。
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