如何管理時間之中層管理者如何獲得更多自由
一位政治家在回答“如何做好一個領(lǐng)導”時，只說了5個字：“用對幾個人”。很遺憾，這5個字無法幫助大多數(shù)職業(yè)經(jīng)理人解決其主要問題，因為他們中的大多數(shù)，甚至可以說所有人都不再有機會做擁有*權(quán)力的第一把手(即便做到了CEO，仍然會面對董事會、監(jiān)事會和相關(guān)現(xiàn)代管理機制的約束)，他們所面對的管理對象，絕不僅僅是下屬。
因此，在某種意義上，在現(xiàn)代組織中，所有管理者都是“中層”。任何一個成功的現(xiàn)代管理者，除了要學會管理下屬，同時也必須能夠?qū)Υ蒙霞?、平級，當然也包括管理好自己。換成一個量化的角度闡述，就是他們要學會平衡好花在工作上的三類時間：上級占用的時間，被組織支配的時間以及個人支配的時間。
如何處理好這三者的關(guān)系，是一個管理者管理能力的最直接表現(xiàn)，當然對于那些傳統(tǒng)意義上的“中層”管理者尤其如此。
最無奈：被領(lǐng)導占用的時間
如果沒有上級，就省了許多事情和時間。上級不是非有不可，一個人如果退休、領(lǐng)取社會救濟、中了彩票，就沒有上司了。但是，只要你在工作，就必然有上司，而管理中有一條金科玉律：金主制定規(guī)則!
既然上司說了算，對于下屬來說，讓上司對自己滿意無疑是好處大大的。但是，取悅上司需要花時間，而處理令上司不悅的事情，需要花的時間更多。
例如，某中層員工因為忙于處理下屬的錯誤而不小心自己也犯了一個錯誤：沒有及時向上司報告工作進展，結(jié)果上級在工作快要結(jié)束時才發(fā)現(xiàn)了他工作存在一個大問題，于是不得不進行調(diào)整、返工，弄得雙方都措手不及，都非常尷尬。
于是，領(lǐng)導接受了“教訓”在給這個員工布置任務(wù)后，還布置了一大堆“及時”匯報的任務(wù)，這使得后者被迫多花費了很多時間，這比事先告訴領(lǐng)導整件事的來龍去脈要麻煩多了。
我們做工作，如何才能總是得到上司的認可?最好的回答是：上司想讓你做什么，你就做什么。如果你不想做上司讓你做的事情，那么就去改變上司的想法，但是無論如何，你一定要做上司吩咐的事情。
但這并不是說對上司要唯命是從，相反，如果對上司唯命是從，那么你就是多余的。所以，當你不贊同上司交給你的事情時，你需要站在對方的位置上換位思考，我們稱之為“忠誠反對”，即你會向你的上司提出一些更好的備選方案，如果能說服其接受你的方案那當然好;如果說服不了，你就必須按他的要求去做。
任何一位資深的員工都會體會到這條真理：你做出來的成績讓自己滿意容易，讓老板滿意卻很難。老板很挑剔，不會輕易認可你的工作，所以有時你發(fā)現(xiàn)，贏得老板的認可比將工作做好還要費時。
但請相信：如果沒有用足夠多的時間迎合上司，你就得被上司占用更多的時間，這也意味著你能花在同事、副手、下屬以及自己興趣愛好上的時間越來越少。
最必須：被組織支配的時間
受組織支配的時間，是指我們花費在行政事務(wù)上，以及滿足除上司和下屬以外的人(即同事、副手)的相關(guān)要求的時間，而這些要求存在于每一個組織內(nèi)部。公司的運作就像一條沒有盡頭的傳送帶，有無數(shù)個滑輪如織交錯，將東西送上送下，這里說的時間就是其中一個滑輪。對你而言，將公事放入籃中，你就減一分，將公事拿出來，你就加一分。
受組織支配的時間包括行政文件、例行會議、必要的電話等。
比如，如果你的秘書跳槽了，那么用人力資源的專業(yè)術(shù)語來說，就是你的部門出現(xiàn)了一個“待填補空缺”(招到人后稱之為“已填補空缺”)。倘若你讓人事部門為你招聘一個新秘書，他們則會要求你填寫一張表格，列明該工作的具體職責等。你應(yīng)付這些事情所花的時間就叫作受組織支配時間，也有人稱之為繁文縟節(jié)或官僚僵化。
其實每一個組織機構(gòu)都存在繁文縟節(jié)，因為行政部門負責各級管理的人手總是不足。一位行政人員曾這樣向一位中層管理者解釋：“你們提出的要求是無限的，但是我們能做的事情*是有限的!”面對眾多的要求，行政人員為了避免混亂，也為了讓自己的工作更加井然有序，他們會推行各種各樣的政策、程序、手冊等。很多人都抱怨繁文縟節(jié)浪費時間，但是，不付出受組織支配時間的后果更嚴重。
先舉個某經(jīng)理報修椅子的故事：
由于經(jīng)理很忙，所以他沒空了解誰負責椅子的采購，也沒親自去索要新的椅子，而是打了一個電話過去。那時經(jīng)理壓力很大，椅子壞了讓他惱羞成怒，以至于他對采購員說了臟話。采購員回敬他：“更換辦公用品，要填寫書面申請表格。”經(jīng)理手頭沒有表格，于是他不得不去了一趟采購部。他竭力抑制住內(nèi)心的怒火，填好了表格。
10天后(那時他還在期待新椅子)，那張表格出現(xiàn)在他的公文籃里，上面附著一張便條：“對不起，無法執(zhí)行這項申請，因為九號表格里的授權(quán)號填錯了。”他氣得臉都綠了，打電話給采購員，大罵一通。當他最終冷靜下來后，自己動手修好了椅子。
在實際運行中，沒有這些人的配合，我們就無法進行日常管理工作，而且，他們求不著我們，但是如果我們?nèi)绷怂麄儯瑒t會寸步難行。所以，為了在組織機構(gòu)中生存下去，我們不得不按章辦事，服從組織機構(gòu)的繁文縟節(jié)。如果我們?yōu)槭r間而自作聰明、打了折扣，他們就會懲罰我們，讓我們付出更大的代價，也就是讓我們花費更長的受組織支配時間。
最重要：個人支配的時間
個人支配的時間，用于完成我們自己決定要做的事情，而不是迫于老板、同事和向我們報告的人的嚴格要求才去做的事情。
因此在以上三類時間里，個人支配的時間是重中之重。在組織機構(gòu)中，只有在這段時間里我們才能夠展示自我，遵從個性。在上司占用的時間里，上司的要求高于我們的個性。在受組織支配的時間里，配合位于首位。因此，只有利用好個人支配的時間，我們才能為公司做出獨特的貢獻，而如果沒有個人支配的時間，就無法成為工作的主人。
個人支配的時間如膽固醇一樣，分為好壞兩種：一種可自由支配，另一種則被下屬的事情纏身。而投入在照顧下屬的時間其實是我們強加給自己的，因為管理者一般都有權(quán)利選擇下屬。
那么，當一個管理者發(fā)現(xiàn)自己總是不斷被迫在與上司、同事和下屬的互動中掙扎和糾結(jié)時，應(yīng)該怎樣擺脫困境呢?
如何獲得更多個人時間
盡管處理這三類關(guān)系都是必要的，但必須先選一處下手。而首先應(yīng)該砍掉下屬占用的時間，原因有兩個：第一，下屬占用的時間不屬于管理者的日程安排;第二，任何調(diào)整都會使一部分人焦慮和受害，如果非做不可，選擇權(quán)力最弱、對自己進行打擊報復(fù)可能性最小的人當然是最穩(wěn)妥的。
所以，最先拿下屬占用的時間開刀。把砍下來的時間，花在自己身上(因為個人支配的時間是可自由支配的時間和被下屬的事纏身的時間之和)。
有個故事能很好地說明上述理念：兩個同伴在森林里遇到了熊，遂拔腿逃命。當熊快要追上他們的時候，其中一人趕忙穿上運動鞋。他的同伴說：“就算那樣，你還是不可能比熊跑得快。”那人馬上回答說：“我沒必要比熊跑得快，只要比你跑得快就行了!”
即使你跑得比同伴快，熊還是緊跟在你后面。同理，雖然一個管理者擺脫下屬的糾纏能讓自己的工作更快一步，但是其他的煩心事上司和同事的要求、下屬的合理請求仍然層出不窮。好在砍掉下屬占用的時間讓他獲得了可自由支配的時間，得以有一些空閑時間去處理其他的事情。
一旦獲得了可自由支配時間，要充分地利用它，把它作為種子、讓它成長并產(chǎn)生價值。
首先，對上司，需要花時間去琢磨如何滿足其要求，以贏得其信賴，以便為自己爭取更多的可自由支配的時間。
例如，之前有許多工作必須上司點頭同意才能去做。他(她)想要預(yù)先了解你的工作計劃，以防你出錯。
一條條的工作匯報也許會花很多的時間。但是，與領(lǐng)導充分溝通的好處很快顯現(xiàn)出來，隨著一個個項目的成功，上級會越來越消除對你辦事能力的疑慮，最后放手讓你全權(quán)負責后續(xù)的項目，而只需你在月度甚至季度報告里向上司做出報告，這會為你們倆都節(jié)省不少時間。換句話說，利用自己剛剛獲得的可自由支配的時間給自己(和對方)創(chuàng)造了更多的可自由支配的時間。
對同事也應(yīng)該采取類似的做法。有的管理者一開始全憑經(jīng)理的權(quán)威處理事情，很快會發(fā)現(xiàn)這樣只會使得自己越來越忙，且無法提高效率。而一旦獲可自由支配的時間，就能逐漸開始建立人脈，而后會發(fā)現(xiàn)與同事的關(guān)系越和諧，他們越愿意配合你的工作，而根本不用費太多的力氣。
可以用上面提到的那個換椅子的案例做個對比。有個中層管理者說：過去他如果也因為某事急需一位行政部門的同事的幫助時，對方無非就是例行公事地答復(fù)“請?zhí)顚懕砀瘢覀儠幚淼?rdquo;。
但在最近幾個月，他投入了一些可自由支配的時間，試圖與他們建立更好的關(guān)系。當他急需幫忙時發(fā)現(xiàn)，不用費盡心機，他們就會全力地配合他而這不是之前所謂的很官僚、笨拙、僵化的系統(tǒng)嗎?
對下屬也是一樣。既然我們現(xiàn)在都知道了自由時間的重要性，也知道了自由來自上級的信任和同事的熱情，我們就應(yīng)嘗試逐漸給下級更多的自由，也更加積極地去配合同事。而下屬越自立，同事越積極，也就意味著你的可自由支配時間越多!
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