采購(gòu)管理存在的問(wèn)題
采購(gòu)管理存在的問(wèn)題對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)是最直接的問(wèn)題、最明顯地反映到成本、質(zhì)量上，同時(shí)也是“潛規(guī)則”最密集的領(lǐng)域之一。
成立于2008年的YJ光電，是一家主要為智能手機(jī)生產(chǎn)觸摸屏的服務(wù)商，2013年銷售額為15億元人民幣。按行業(yè)采購(gòu)成本占銷售額的65%計(jì)算，YJ光電年采購(gòu)金額達(dá)9.75億元，若年工作日250天，日采購(gòu)額則達(dá)390余萬(wàn)元。
數(shù)額如此龐大的采購(gòu)額如何保證其采購(gòu)廉潔性?這成為YJ光電面臨的一個(gè)難題。在企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中，灰色采購(gòu)如一個(gè) “黑洞”，源源不斷地吞噬著企業(yè)的利益，影響著采購(gòu)的成本和質(zhì)量。然而，要對(duì)采購(gòu)人員的廉潔度進(jìn)行管理，企業(yè)是靠人治還是法治?這非白即黑的選擇解決不了實(shí)質(zhì)問(wèn)題。YJ光電通過(guò)流程設(shè)計(jì)、制度約束、電子技術(shù)應(yīng)用、選人用人、道德培訓(xùn)等方式打造了一個(gè)陽(yáng)光透明的采購(gòu)組織，杜絕了采購(gòu)的“黑洞”。
獎(jiǎng)懲并用的用人機(jī)制
采購(gòu)是一項(xiàng)要求很高的工作，一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)人員必須具備較高的分析能力、預(yù)測(cè)能力、表達(dá)能力和專業(yè)知識(shí)水平。而為了杜絕采購(gòu)“黑洞”，采購(gòu)人員除了要有上述能力，面對(duì)種種誘惑，更要有把持能力。
為了挑選和培養(yǎng)合格的采購(gòu)人員，YJ光電在招聘、選擇、管理采購(gòu)崗位人員時(shí)有一套完善的機(jī)制。首先，招聘時(shí)運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)的性格測(cè)評(píng)技術(shù)，保證應(yīng)聘人員的價(jià)值觀與崗位需求具有一定的匹配性;其次，新入職人員需要和YJ光電簽訂《廉潔協(xié)議承諾書》，以提高采購(gòu)員的自律意識(shí);再次，每月，法務(wù)部會(huì)對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行法律講座，讓其明白犯錯(cuò)的成本，進(jìn)而對(duì)他們形成威懾;最后，YJ光電每半年對(duì)部門人員進(jìn)行輪崗，每位采購(gòu)員負(fù)責(zé)跟蹤的供應(yīng)商也會(huì)進(jìn)行調(diào)換。這種輪崗和調(diào)換方式不僅提高了員工的可替代程度，更規(guī)避了供應(yīng)商從采購(gòu)員身上挖掘空間的機(jī)會(huì)。
企業(yè)采購(gòu)人員每天要面對(duì)各種供貨商，有些供貨商總會(huì)想方設(shè)法以金錢或其它方式來(lái)誘惑采購(gòu)人員，以達(dá)到其銷售目的。在這種情況下，采購(gòu)人員若無(wú)法把持，就很有可能在不自覺(jué)中掉入供貨商的陷阱而不能自拔，進(jìn)而任由供貨商擺布。在頻繁的采購(gòu)舞弊案中，90%以上的采購(gòu)員是由于供應(yīng)商的利益誘導(dǎo)而釀成終生的大錯(cuò)。
YJ光電在與供應(yīng)商的合同中，關(guān)于此問(wèn)題有嚴(yán)格的規(guī)定并附有苛刻的懲罰性條款，如合同中有這樣的規(guī)定：若有反映供應(yīng)商有徇私舞弊行為，供應(yīng)商有協(xié)助調(diào)查的義務(wù);若有證據(jù)表明供應(yīng)商與公司員工有徇私舞弊行為事實(shí)，將移交當(dāng)?shù)胤ㄔ禾幚恚?duì)供應(yīng)商處以不低于行賄金額50倍的罰款。
采購(gòu)管理存在的問(wèn)題對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，只用懲罰措施來(lái)杜絕采購(gòu)“黑洞”是不夠的，還需要一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施。面臨同一企業(yè)內(nèi)銷售人員拿高提成的現(xiàn)狀，采購(gòu)人員相對(duì)固定的工資水平就顯得不太適宜。YJ光電通過(guò)對(duì)采購(gòu)部建立KPI考核和項(xiàng)目激勵(lì)制度，有效緩解了這一矛盾。一方面按KPI的達(dá)標(biāo)水平與績(jī)效工資捆綁;另一方面，對(duì)由采購(gòu)部發(fā)起的優(yōu)化項(xiàng)目所創(chuàng)造的效益實(shí)行高比例利益分配，從而保證了采購(gòu)人員的高度積極性。比如：采購(gòu)部與供應(yīng)商共同開(kāi)發(fā)一個(gè)改善包裝或運(yùn)輸方式的項(xiàng)目，新項(xiàng)目實(shí)施后，對(duì)成本環(huán)比降低幅度按40%比例分配給項(xiàng)目小組作為獎(jiǎng)勵(lì)。
分階段“陽(yáng)光”采購(gòu)
傳統(tǒng)采購(gòu)流程往往采用“一條龍”模式：采購(gòu)員對(duì)市場(chǎng)調(diào)查、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、 訂貨履約、結(jié)算付款申請(qǐng)、供應(yīng)商對(duì)賬等環(huán)節(jié)包攬到底。這種模式的弊病在于不但讓采購(gòu)人員把大量的時(shí)間花費(fèi)在內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)上面，因而往往無(wú)暇顧及采購(gòu)工作本身，同時(shí)又給供應(yīng)商腐蝕采購(gòu)人員留下巨大空間。
為了規(guī)避 “一條龍”模式的弊病，YJ光電將采購(gòu)流程進(jìn)行了精細(xì)分工，分為供應(yīng)商開(kāi)發(fā)認(rèn)證、供應(yīng)商評(píng)估、采購(gòu)訂單跟催三個(gè)階段。供應(yīng)商認(rèn)證即對(duì)供應(yīng)商初期的開(kāi)發(fā)和資質(zhì)進(jìn)行證實(shí);供應(yīng)商評(píng)估即專業(yè)團(tuán)隊(duì)對(duì)供應(yīng)商能力進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)估，包括品質(zhì)、生產(chǎn)、交付、服務(wù)、環(huán)保等;訂單跟催負(fù)責(zé)日常訂單的下單、跟單、異常問(wèn)題的處理。
采購(gòu)流程的精細(xì)分工既能提高工作效率，又能節(jié)省工作成本，還要防范職務(wù)腐敗，可謂一舉多得。
但這種分階段模式適用于YJ光電這種有一定規(guī)模的企業(yè)，如果企業(yè)規(guī)模不夠大，則分工后的崗位工作量不夠飽和，就需考慮到人工成本，但即使是小企業(yè)至少也應(yīng)該將采購(gòu)流程分為“采”和“購(gòu)”兩個(gè)階段，否則就是為采購(gòu)員創(chuàng)
采購(gòu)管理存在的問(wèn)題造了“尋租”的溫床。
為了規(guī)避流程中發(fā)生的徇私舞弊行為，YJ光電建立了嚴(yán)謹(jǐn)有效的監(jiān)督機(jī)制。YJ光電設(shè)置了一個(gè)紀(jì)律監(jiān)察部門，這個(gè)部門在組織架構(gòu)上直屬于董事會(huì)，這就保證了其獨(dú)立性及監(jiān)督權(quán)力的發(fā)揮;其次，YJ光電在硬件上有投入成本，為監(jiān)察部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)信息流的監(jiān)督提供了保證，使得YJ光電采購(gòu)活動(dòng)處于高度透明狀態(tài);最后，監(jiān)察部門不僅從事一些案頭工作，而且還不斷實(shí)地走訪關(guān)鍵的供應(yīng)商，通過(guò)這種方式，不但了解了雙方的合作情況，還建立了與供應(yīng)商溝通的多渠道。以上三點(diǎn)保證了監(jiān)察部門的有效運(yùn)作
此外，為了使采購(gòu)流程更透明，YJ光電還應(yīng)用了電子信息技術(shù)。打開(kāi)YJ光電的企業(yè)官網(wǎng)，SCM平臺(tái)欄目下特別設(shè)置了供應(yīng)商招投標(biāo)系統(tǒng)。電子招投標(biāo)的使用，不但使YJ光電降低了采購(gòu)成本，更提高了采購(gòu)過(guò)程的公平、公正與公開(kāi)程度。供應(yīng)商招投標(biāo)系統(tǒng)的左側(cè)還設(shè)置了陽(yáng)光采購(gòu)監(jiān)督熱線及與供應(yīng)商溝通互動(dòng)的多種渠道，以避免在招投標(biāo)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)因把關(guān)不嚴(yán)而存在貓膩的現(xiàn)象。
面對(duì)采購(gòu)的“黑洞”，很多企業(yè)認(rèn)為這是話題中的“雷區(qū)”，也許正是這種模棱兩可的態(tài)度讓采購(gòu)員鋌而走險(xiǎn)，讓供應(yīng)商有空子可鉆。YJ光電通過(guò)對(duì)問(wèn)題的正視，建立完善的預(yù)防和監(jiān)控體制，塑造供應(yīng)商、公司自身、采購(gòu)人員的多方信任業(yè)務(wù)環(huán)境，在有效避免灰色采購(gòu)現(xiàn)象的同時(shí)，降低了采購(gòu)成本，提高了采購(gòu)效率。
轉(zhuǎn)載：http://szsxbj.com/zixun_detail/3774.html
