從適用范圍看，紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項。要集中反映會議的精神實質(zhì)。
從發(fā)文機關(guān)看，紀(jì)要屬于黨政通用文種，各級機關(guān)均可使用。
從行文方向看，紀(jì)要印發(fā)參會單位和其他相關(guān)單位，根據(jù)會議需要確定發(fā)放范圍，無固定行文件方向。
A.適用范圍
《條例》規(guī)定：紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項。“紀(jì)”和“記”相同，就是記錄；“要”就是要點。紀(jì)要，就是記錄要點。把會議情況和議定事項記錄下來并傳達出去，要求有關(guān)單位遵守、執(zhí)行。
B.會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別
*區(qū)別是：會議紀(jì)要是記下“要”點，而會議紀(jì)錄是“錄”下發(fā)言。系統(tǒng)化、條理化、理論化，是會議紀(jì)要的一大特點。
紀(jì)要正文由三部分組成：一是會議概況。包括會議召開的時間、主持人、議題等。二是會議基本精神。這部分是紀(jì)要的主體，要寫得完整、清楚。其中，每個議題，可依聽取匯報、討論、決定的順序去寫。三是出席人員和送印范圍。
C.寫作要領(lǐng)
1.真實準(zhǔn)確反映會議內(nèi)容。凡是不屬于會議內(nèi)容或?qū)贂h內(nèi)容卻沒有取得一致意見的，不能寫入會議紀(jì)要。要尊重會議客觀實際，不可擅自增刪會議內(nèi)容。
2.綜合、歸納、明確會議決定事項。從研究解決主要問題、參會人員的意見、主持人總結(jié)性講話中概括出會議決定事項。這就要求：會前認真研讀討論文件，了解背景情況，基本掌握議題要旨；會中注意傾聽每個人的發(fā)言，特別是主持人的總結(jié)講話，并認真做好筆記；會后注意梳理分析，反復(fù)琢磨脈絡(luò)關(guān)系。
3.內(nèi)容條理清晰，層次分明。要在切實摸清議題背景情況、領(lǐng)會會議原則精神的基礎(chǔ)上，對與會議人員發(fā)言進行歸納提煉、抓住關(guān)鍵、反映要點，分類別、分層次、分順序、按邏輯依次表述。
4.文字準(zhǔn)確、精煉。一是注意確實與會議精神一致，重要問題須征求涉及單位的意見；二是注意語言表述要準(zhǔn)確，防止產(chǎn)生歧義，議定事項內(nèi)容、執(zhí)行主體、工作時限等要寫準(zhǔn)，不能含糊不清，避免口頭語和大白話；三是注重決定的依據(jù)性，防止出現(xiàn)違背法律、法規(guī)問題。
D.要注意把領(lǐng)導(dǎo)的大白話轉(zhuǎn)成公文語言
1.會上說：這個方案還有很多問題，需要進一步修改完善。
會議紀(jì)要寫：會議指出，該方案存在一些不足之處，需要相關(guān)部門認真研究，進一步修改完善，確保方案的科學(xué)性和可行性。
2.會上說：這個政策要嚴格執(zhí)行，不留任何死角。
會議紀(jì)要寫：會議要求，各部門要嚴格執(zhí)行該政策，做到不折不扣、不留死角，確保政策落地見效。
3.會上說：這個制度要盡快建立起來，并嚴格執(zhí)行。
會議紀(jì)要寫：會議決定，要盡快建立該制度，并嚴格執(zhí)行，確保制度的嚴肅性和權(quán)威性。
4.會上說：這個項目很重要，大家要全力以赴。
會議紀(jì)要寫：會議強調(diào)，該項目具有重大戰(zhàn)略意義，各部門要高度重視，全力支持，確保項目順利實施。
5.會上說：這個任務(wù)很艱巨，但我們有信心完成。
會議紀(jì)要寫：會議強調(diào)，該任務(wù)十分艱巨，但全體干部職工要堅定信心，迎難而上，確保任務(wù)圓滿完成。
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