從使用范圍看，函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)事項。一函一事，可以進行事前、事中或事后商洽或答復(fù)。
從發(fā)文機關(guān)看，函屬于黨政通用文種，各級機關(guān)均可使用。
從行文方向看，函屬于平行文，適用于不相隸屬機關(guān)。函與復(fù)函往往互相對應(yīng)。
（1）適用范圍。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。不相隸屬機關(guān)，包括平級機關(guān)和其他沒有行政隸屬、業(yè)務(wù)主管關(guān)系機關(guān)。根據(jù)內(nèi)容，可分為商洽函、請求函、答復(fù)函、通報函等。
（2）寫作要領(lǐng)
函的發(fā)文機關(guān)與主送機關(guān)基本要對等。
基本結(jié)構(gòu)
開頭：說明發(fā)函的原由、根據(jù)。
主體：說明致函事項。
結(jié)尾：可向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ?，或請求協(xié)助解決某一問題。
函的結(jié)束語是固定的：專此函達，請予審復(fù)。
（3）注意事項
A.找準(zhǔn)門受文單位一定要準(zhǔn)確。
B.寫清事函商事項一定要具體。
C.少議論函與請示、報告相比，一般都比較短小，有一說一，不宜展開論述。
D.別弄混函與請示務(wù)必分清。向上級機關(guān)申請批準(zhǔn)用請示；向平行和沒有行政隸屬關(guān)系的機關(guān)請求協(xié)商的事項用函。
E.要對等級別、態(tài)度講究對等原則。函的語氣應(yīng)不卑不亢，同時要注意禮貌用語。
F.要規(guī)范函是正式公文，有其法定權(quán)威性，體例格式不能隨意。
（4）關(guān)于函的形式
函的形式與函的文種是兩個概念。函的形式、指公文格式中區(qū)別于“文件格式”的“信函格式”，以函的形式行文應(yīng)注意選擇使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。
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