項(xiàng)目溝通管理就是要保證項(xiàng)目信息及時(shí)、正確的提取、收集、傳播、存儲(chǔ)以及最終進(jìn)行處置，保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的信息暢通。團(tuán)隊(duì)內(nèi)部信息的溝通直接關(guān)系到團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)、功能和組織結(jié)構(gòu)，對(duì)于項(xiàng)目的成功有著重要的意義。
在我們實(shí)施的黑龍江省XXX灌區(qū)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中客戶在檢查項(xiàng)目階段成果時(shí)，指出曾經(jīng)要求的某個(gè)產(chǎn)品特性沒(méi)有包含在其中，并且抱怨說(shuō)早就以口頭的方式反映給了項(xiàng)目組的成員，糟糕的是作為項(xiàng)目經(jīng)理卻一無(wú)所知，而那位成員解釋說(shuō)把這點(diǎn)忘記了。上面的問(wèn)題到底出在哪兒呢？其實(shí)很簡(jiǎn)單，就兩個(gè)字溝通。溝通途徑不對(duì)導(dǎo)致信息沒(méi)有到達(dá)目的地。“心有靈犀一點(diǎn)通”可能只是一種文學(xué)描繪出的美妙境界。在實(shí)際生活中，文化背景、工作背景、技術(shù)背景可以造成人們對(duì)同一事件理解方式偏差很大。
在項(xiàng)目中，溝通是不可忽視。項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，通?；ㄔ谶@方面的時(shí)間應(yīng)該占到全部工作的75%～90%。良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題、控制好項(xiàng)目的各個(gè)方面。
一、 項(xiàng)目溝通管理的定義及特征
項(xiàng)目溝通管理，就是為了確保項(xiàng)目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實(shí)施的一系列過(guò)程。
項(xiàng)目溝通管理具有以下特征：
l、復(fù)雜：每一個(gè)項(xiàng)目的建立都與大量的公司、企業(yè)、居民、政府機(jī)構(gòu)等密切相關(guān)。另外，大部分項(xiàng)目都是由特意為其建立的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行實(shí)施的，具有臨時(shí)性。因此，項(xiàng)目溝通管理必須協(xié)調(diào)各部門(mén)以及部門(mén)與部門(mén)之間的關(guān)系，以確保項(xiàng)目順利實(shí)施。
2、系統(tǒng)：項(xiàng)目是開(kāi)放的復(fù)雜系統(tǒng)。項(xiàng)目的確立將或全部或局部的涉及到社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等諸多方面，對(duì)生態(tài)環(huán)境、能源將產(chǎn)生或大或小的影響，這就決定了項(xiàng)目溝通管理應(yīng)從整體利益出發(fā)，運(yùn)用系統(tǒng)的思想和分析方法，全過(guò)程、全方位地進(jìn)行有效的管理。
二、 項(xiàng)目溝通管理的重要性
對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，就必須進(jìn)行信息溝通。沒(méi)有良好的信息溝通，對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善，都會(huì)存在著制約作用。具體來(lái)說(shuō)，主要有以下幾方面的作用：
l、決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)。項(xiàng)目班子要想做出正確的決策，必須以準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息作為基礎(chǔ)。
2、組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)和手段。只有通過(guò)信息溝通，掌握項(xiàng)目班子內(nèi)的各方面情況，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項(xiàng)目班子的組織效能。
3、建立和改善人際關(guān)系是必不可少的條件。信息溝通，意見(jiàn)交流，將許多獨(dú)立的個(gè)人、團(tuán)體、組織貫通起來(lái)，成為一個(gè)整體。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突；改善人與人，人與班子之間的關(guān)系。
4、項(xiàng)目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。項(xiàng)目經(jīng)理是通過(guò)各種途徑將意圖傳遞給下級(jí)人員并使下級(jí)人員理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級(jí)人員就不能正確理解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，項(xiàng)目就不能按經(jīng)理的意圖進(jìn)行，最終導(dǎo)致項(xiàng)目混亂甚至項(xiàng)目失敗。
三、 兩條關(guān)鍵原則
在項(xiàng)目中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問(wèn)題也層出不窮。其實(shí)要達(dá)到有效的溝通有很多要點(diǎn)和原則需要掌握，盡早溝通、主動(dòng)溝通就是其中的兩個(gè)原則，實(shí)踐證明它們非常關(guān)鍵。
在山東臨沂XXX灌區(qū)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中，由于我做項(xiàng)目經(jīng)理在溝通方面掌握得不好，檢查團(tuán)隊(duì)成員的工作時(shí)松時(shí)緊，工期快到了和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進(jìn)度比想象慢得多，以后的工作自然很被動(dòng)。
盡早溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項(xiàng)目成員建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問(wèn)題，很多潛在問(wèn)題也能暴露出來(lái)。在項(xiàng)目中出現(xiàn)問(wèn)題并不可怕，可怕的是問(wèn)題沒(méi)被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來(lái)的損失越大。
溝通是人與人之間交流的方式。主動(dòng)溝通說(shuō)到底是對(duì)溝通的一種態(tài)度。在項(xiàng)目中，我們極力提倡主動(dòng)溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必須要去溝通的時(shí)候。當(dāng)溝通是項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)用戶或上級(jí)、團(tuán)隊(duì)成員面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，主動(dòng)溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對(duì)項(xiàng)目的重視和參與，會(huì)使溝通的另一方滿意度大大提高，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目非常有利。
四、 項(xiàng)目溝通管理的方法
下面就我在項(xiàng)目中常用的溝通方法總結(jié)一下：
1、 方法
1) 正式溝通與非正式溝通
(1) 正式溝通是通過(guò)項(xiàng)目組織明文規(guī)定的渠道進(jìn)行信息傳遞和交流的方式。它的優(yōu)點(diǎn)是溝通效果好，有較強(qiáng)的約束力。缺點(diǎn)是溝通速度慢。
(2) 非正式溝通指在正式溝通渠道之外進(jìn)行的信息傳遞和交流。這種溝通的優(yōu)點(diǎn)是溝通方便，溝通速度快，且能提供一些正式溝通中難以獲得的信息，缺點(diǎn)是容易失真。
2) 上行溝通、下行溝通和平行溝通
(1) 上行溝通。上行溝通是指下級(jí)的意見(jiàn)向上級(jí)反映，即自下而上的溝通。
(2) 下行溝通。下行溝通是指領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)員工進(jìn)行的自上而下的信息溝通。
(3) 平行溝通。平行溝通是指組織中各平行部門(mén)之間的信息交流。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)?？梢钥吹礁鞑块T(mén)之間發(fā)生矛盾和沖突，除其他因素外，部門(mén)之間互不通氣是重要原因之一。保證平行部門(mén)之間溝通渠道暢通，是減少部門(mén)之間沖突的一項(xiàng)重要措施。
3) 單向溝通與雙向溝通
(1) 單向溝通。單向溝通是指發(fā)送者和接受者兩者之間的地位不變(單向傳遞)，一方只發(fā)送信息，另一方只接受信息方式。這種方式信息傳遞速度快，但準(zhǔn)確性較差，有時(shí)還容易使接受者產(chǎn)生抗拒心理。
(2) 雙向溝通。雙向溝通中，發(fā)送者和接受者兩者之間的位置不斷交換，且發(fā)送者是以協(xié)商和討論的姿態(tài)面對(duì)接受者，信息發(fā)出以后還需及時(shí)聽(tīng)取反饋意見(jiàn)，必要時(shí)雙方可進(jìn)行多次重復(fù)商談，直到雙方共同明確和滿意為止，如交談、協(xié)商等。其優(yōu)點(diǎn)是溝通信息準(zhǔn)確性較高，接受者有反饋意見(jiàn)的機(jī)會(huì)，產(chǎn)生平等感和參與感，增加自信心和責(zé)任心，有助于建立雙方的感情。
4) 書(shū)面溝通和口頭溝通
5) 言語(yǔ)溝通和體語(yǔ)溝通
2、 提高與改善項(xiàng)目溝通管理的方法
溝通的有效性，主要看發(fā)送者轉(zhuǎn)交接受者態(tài)度的狀態(tài)及其程度。人際溝通是否成功，取決于領(lǐng)導(dǎo)者(發(fā)信者)所要向下級(jí)人員提供的信息與下級(jí)人員通過(guò)理解而獲得的意義是否相一致。為了增加溝通成功的可能性，必須保證領(lǐng)導(dǎo)者(發(fā)信者)提供的信息(下達(dá)的指令)與下級(jí)人員(接受者)
對(duì)信息(指令)理解的*限度的吻合性。
1) 改善有效溝通的方法
(1) 重視雙向溝通，雙向溝通伴隨反饋過(guò)程，使發(fā)送者可以及時(shí)了解到信息在實(shí)際中如何被理解，使受訊者能表達(dá)接受時(shí)的困難，從而得到幫助和解決。
(2) 多種溝通渠道的利用，一個(gè)項(xiàng)目組織，往往是綜合運(yùn)用多種方式進(jìn)行溝通，只有這樣，才能提高溝通的整體效應(yīng)。
(3) 正確運(yùn)用文字語(yǔ)言。
2) 提高有效溝通的方法
(1) 溝通前先澄清概念，經(jīng)理人員事先要系統(tǒng)的思考、分析和明確溝通信息，并將接受者及可能受到該項(xiàng)溝通之影響者予以考慮。
(2) 只溝通必要的信息。
(3) 明確溝通的目的，項(xiàng)目經(jīng)理必須弄清楚，作這個(gè)溝通的真正目的是什么?要下級(jí)人員理解什么?明確了溝通的目標(biāo)，則溝通內(nèi)容就容易規(guī)劃了。
(4) 考慮溝通時(shí)的一切環(huán)境情況，包括溝通的背景、社會(huì)環(huán)境、人的環(huán)境以及過(guò)去溝通的情況等，以便溝通的信息得以配合環(huán)境情況。
(5) 計(jì)劃溝通內(nèi)容時(shí)應(yīng)盡可能取得他人的意見(jiàn)。
(6) 要使用*的表達(dá)，要把經(jīng)理人員的想法用語(yǔ)言和非語(yǔ)言*地表達(dá)出來(lái)，而且要使接收者從溝通的語(yǔ)言或非語(yǔ)言中得出所期望的理解。
(7) 要進(jìn)行信息的追蹤和反饋，信息溝通后必須同時(shí)設(shè)法取得反饋，以弄清下屬是否真正了解，是否愿意遵循，是否采取了相應(yīng)的行動(dòng)等。
(8) 要言行一致的溝通。
(9) 溝通時(shí)不僅要著眼于現(xiàn)在，還應(yīng)該著眼于未來(lái)。
(10) 應(yīng)該成為一個(gè)“好聽(tīng)眾”。成為一個(gè)“好聽(tīng)眾”，才能明確對(duì)方說(shuō)寫(xiě)什么。
五、 項(xiàng)目經(jīng)理的溝通管理職能
在項(xiàng)目環(huán)境下，項(xiàng)目經(jīng)理很可能花費(fèi)90％或更多的個(gè)人時(shí)間來(lái)溝通，典型的職能包括：提供項(xiàng)目指導(dǎo)、決策、授予工作、指導(dǎo)行動(dòng)、報(bào)告、參加會(huì)議、綜合項(xiàng)目管理、市場(chǎng)與營(yíng)銷(xiāo)、公共關(guān)系、備忘錄／信件、記錄管理、合同文件管理等等。
我在實(shí)踐中進(jìn)行溝通管理時(shí)，所做的溝通管理工作是：確定溝通計(jì)劃、明確溝通依據(jù)、檢驗(yàn)溝通結(jié)果。
1、 溝通計(jì)劃
(1) 與誰(shuí)溝通?
(2) 為什么溝通?動(dòng)機(jī)是什么?
(3) 確定和明確需要溝通的是什么信息?
(4) 選擇*時(shí)間。
(5) 使用接受者能理解的語(yǔ)言。
(6) 選擇溝通地點(diǎn)。
2、 溝通依據(jù)
(1) 溝通要求。溝通要求是項(xiàng)目參加者信息要求的總和。
(2) 溝通技術(shù)。它包括根據(jù)溝通的嚴(yán)肅性程度所分的正式溝通和非正式溝通；根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據(jù)溝通的工具分為書(shū)面溝通和口頭溝通等等。
(3) 制約因素和假設(shè)
3、 溝通結(jié)果
(1) 分析確定項(xiàng)目的厲害關(guān)系者。確定他們的需要和期望是什么后對(duì)這些期望進(jìn)行管理和施加影響，確保項(xiàng)目獲得成功。
(2) 制訂溝通管理計(jì)劃。
(3) 說(shuō)明待分發(fā)信息的形式、內(nèi)容、詳細(xì)程度和要采用的符號(hào)規(guī)定與定義。
(4) 訂出信息發(fā)生的日程表。
(5) 制訂隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而對(duì)溝通計(jì)劃更新和細(xì)化的方法。
六、 結(jié)論
溝通是人際之間傳遞和溝通信息的過(guò)程，它對(duì)于項(xiàng)目取得成功是必不可少的，而且也是非常重要的。
無(wú)論何種規(guī)模及類(lèi)型的項(xiàng)目都有其特定的周期。項(xiàng)目周期的每一個(gè)階段都是重要的甚至是關(guān)鍵性的，特別是大型系統(tǒng)集成項(xiàng)目和復(fù)雜的ERP項(xiàng)目更是如此。顯而易見(jiàn)，為做好每個(gè)階段的工作，以達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)和效果，就必須在項(xiàng)目部門(mén)內(nèi)、部門(mén)與部門(mén)之間、以及項(xiàng)目與外界之間建立溝通渠道，快速準(zhǔn)確的傳遞和溝通信息，以便項(xiàng)目?jī)?nèi)各部門(mén)達(dá)到協(xié)調(diào)一致；使項(xiàng)目成員明確各自的職責(zé)，并了解他們的工作對(duì)實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)所做的貢獻(xiàn)；通過(guò)大量的信息溝通，找出項(xiàng)目管理的問(wèn)題及解決問(wèn)題，制訂政策并控制評(píng)價(jià)結(jié)果。比如與用戶之間通過(guò)正式的報(bào)告溝通，與項(xiàng)目成員之間通過(guò)電子郵件溝通；建立溝通反饋機(jī)制，任何溝通都要保證到位，沒(méi)有偏差，并且定期檢查項(xiàng)目溝通情況，不斷加以調(diào)整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個(gè)難題。
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