在客戶服務這個行業(yè)里，除了具備各領(lǐng)域所需的專業(yè)之外，如何讓所有客服人員能夠在企業(yè)所設(shè)計的相對固定框架里靈活有效的回復客戶問題，傳遞信息和服務互動。即便是客戶那些不合理的投訴或者要求，也能透過溝通而得到紓解，就必須依賴溝通的技巧。
例如有很多客戶一打進電話就滔滔不絕地抱怨很多問題，專業(yè)的服務人員不一定全部的被動地去聽客戶的抱怨，可以優(yōu)先選擇安撫客戶的情緒，并針對客戶的主要問題進行處理。然后對于客戶提出的次要問題進行更進一步的溝通，在溝通過程和運用技巧，包括主動的詢問，利用同理心地引導客戶，讓客戶了解客服人員是有誠意去幫助客戶去解決問題，進而化解客戶危機。這就是專業(yè)客戶服務人員的表現(xiàn)。
在溝通的過程中，除了技巧的掌握外，聆聽是掌握溝通狀況最有利的方式?？蛻舴杖藛T往往會因為客戶投訴的問題不合理，而與客戶在電話上爭論，或者是被客戶在電話上糾纏。對于客戶的投訴的問題，不管合理或不合理，專業(yè)的客服人員并不會去打斷客戶的陳述，而會適時的向客戶表示認同與回應。仔細聆聽分析客戶來電的真正目的，并透過適當?shù)臅r機切入問題的重點，掌握溝通的局面，讓客戶了解公司的做法，并同時緩解客戶的抱怨情緒。假如客戶服務人員只是一味的和客戶講話，或是急于表達自己的立場，那么只會激起客戶的情緒反彈，造成交談的場面失控。所以在掌握溝通的過程，必須先消除或者降低客戶的怒氣，熱情回應客戶的說法?？蛻舴杖藛T要避免受到客戶情緒而影響個人，在服務中的表現(xiàn)了解客戶的需求，提供合理，而且是切中客戶需求的解決方案。
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