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行政與秘書的會議管理培訓(xùn)

課程背景
.行政與秘書人員由于處于輔助、管理崗位，自我實現(xiàn)感與成就感較少；
.大多數(shù)行政與秘書人員對于其它業(yè)務(wù)部門的工作了解不多、不深刻；
.由于從屬性、臨機性工作占工作大部分，大多數(shù)行政與秘書人員不知道如何自主安排自己的工作；
.對于參與會議管理，行政與秘書不僅被動，而且不知道該怎么做；
.對于記錄會議內(nèi)容的技巧，很多行政與秘書尚未掌握或者比較生疏；
.必須從心態(tài)與技能上解決行政與秘書人員的崗位任職能力問題。

授課對象
.行政文員
.秘書
課程時間
.1天×６小時/天=6小時
.各章節(jié)的具體授課時長將視現(xiàn)場情況予以少量調(diào)整
課程形式：講授法、討論法、問答法、實操法、案例分析法

課程綱要
開場導(dǎo)入 （10分鐘）
.我知道自己適合做什么工作嗎？
.我愿意決策嗎？
.我愿意承擔(dān)策劃、參謀的責(zé)任嗎？
.我對處理一堆雜亂的事務(wù)有成就感嗎？為什么？

第一章  行政與秘書的職責(zé)與成就（60分鐘）
.分享與分析
.我的崗位職責(zé)是什么
.我是怎樣履行我的崗位職責(zé)的
.我的實現(xiàn)感與成就感來自于哪里
.行政與秘書的職責(zé)
.行政與秘書的天職：協(xié)助與服務(wù)
.通常的職責(zé)
.企業(yè)的具體規(guī)定
.什么是“完成領(lǐng)導(dǎo)交待的其它任務(wù)”
.行政與秘書的成就
.正確的成功觀念：達到自己設(shè)定的目標(biāo)
.目標(biāo)設(shè)定的資源
.自我檢視與職業(yè)的選擇
.行政與秘書的崗位成就（結(jié)合本公司崗位職責(zé)講述）
.行政秘書成就的案例：
.馬英九：從秘書到總統(tǒng)
.楊尚昆：從秘書到國家主席
.童文紅：從前臺接待到阿里巴巴菜鳥首席執(zhí)行官
.劉峰松：從秘書、資料管理到培訓(xùn)師咨詢師
.蕓蕓眾生：活在自己的幸福中；活在別人的感激中

第二章  行政與秘書的工作計劃管理（30分鐘）
.分享與分析
.我是怎樣計劃與實施自己的工作的？
.我是如何理解我的工作特點的？
.行政與秘書工作的特點
.行政與秘書工作計劃的特點
.行政與秘書工作計劃的結(jié)構(gòu)化要素
.行政與秘書工作計劃的制定方法
.行政與秘書工作計劃的實施與修訂
.行政與秘書工作計劃的總結(jié)
.行政與秘書如何處置臨時性工作
.行政與秘書如何處理不同領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的指令

第三章  行政與秘書的時間管理（30分鐘）
.分享與分析
.我是如何安排我的工作時間的
.我的最高效的做事時間是什么時間段
.我的記憶力最好的時間段在哪里
.我如何處理干擾
.我認(rèn)為處理事務(wù)的次序原則是什么
.時間管理的原則
.個人的時間殺手
.時間管理四象限
.時間箱
.工作清單
.工作日志
.未盡事務(wù)小貼士
.電話的處理技巧
.臨時性任務(wù)的處理技巧

第四章  行政與秘書的跨部門溝通與協(xié)調(diào)（40分鐘）
.分享與分析
.我了解其它部門的業(yè)務(wù)嗎？為什么？
.我了解我所接觸的同事和領(lǐng)導(dǎo)嗎？請詳細(xì)描述兩位。
.我了解部門之間的協(xié)作關(guān)系嗎？請描述一下。
.行政與秘書跨部門溝通與協(xié)調(diào)的原則
.行政與秘書跨部門溝通與協(xié)調(diào)的角色及其扮演
.告知型角色
.了解型角色
.解釋型角色
.雙向溝通型角色
.代理協(xié)調(diào)型角色
.代理分配型角色
.行政與秘書跨部門溝通與協(xié)調(diào)常見問題處理
.對方不給交流的機會
.對方有不承認(rèn)交流過程與成果的風(fēng)險
.對方態(tài)度傲慢

第五章  行政與秘書的會務(wù)服務(wù)（70分鐘）
.分享與分析
.我在會務(wù)工作方面的職責(zé)是什么
.我做會議管理時都會注重哪些方面？我是怎么做的？
.會務(wù)工作的目的
.會務(wù)工作的內(nèi)容
.會務(wù)工作技巧
.會務(wù)準(zhǔn)備工作核對單
.會議目的、議題、議程、時間、地點、與會者的確認(rèn)
.通知與會者
.確定與會
.搜集發(fā)言大綱
.會場布置
.會場環(huán)境
.標(biāo)語條幅
.桌椅燈光等設(shè)施
.音響投影等設(shè)備
.名簽
.茶點
.休閑安排
.來賓迎送
.住宿安排
.飲食安排
.資料準(zhǔn)備與分發(fā)
.會后跟蹤
.會議記錄/紀(jì)要的程序化確認(rèn)
.會議記錄/紀(jì)要的發(fā)布
.會議決議的跟蹤方法
.會議決議跟蹤中常見問題的處置

第六章  行政與秘書的會議記錄技巧（100分鐘）
.分享與分析
.我知道什么樣的會議要做會議記錄/會議紀(jì)要嗎？
.我是怎么做會議記錄/會議紀(jì)要的
.我是如何確認(rèn)會議記錄/會議紀(jì)要的
.我是如何發(fā)布會議記錄/會議紀(jì)要的
.我是如何跟進會議決議的落實的
.為什么要做會議記錄/會議紀(jì)要
.會議前的準(zhǔn)備
.知識與經(jīng)驗的積累
.發(fā)言大綱的準(zhǔn)備
.會前的溝通
.輔助設(shè)備的準(zhǔn)備：錄音與錄像

行政與秘書作為會議記錄者的角色作用
.記錄的原則
.整理記錄的原則
.會議記錄的要素
.會議紀(jì)要的要素
.察言觀色與描述
.語言的記錄
.記錄者位置的安排
.記錄工具的選擇
.記錄格式的選擇
.記錄時的姿勢與表情的運用
.關(guān)鍵詞的捕捉
.各部門常用關(guān)鍵詞
.建立自己的常用詞庫
.練習(xí)順暢的書寫習(xí)慣
.會場對記錄的要點確認(rèn)

行政與秘書在記錄過程中的話術(shù)技巧
.探尋真實的意思表達
.詢問錯過的詞句
.引導(dǎo)面向議題與議程的討論
.確認(rèn)記錄真實正確
.實操演練
.設(shè)計一次各地先進員工的分享會。以15分鐘為限。
.以頭腦風(fēng)暴方式探究實際工作中的問題并做會議紀(jì)要。以10分鐘為限。
.老師發(fā)布3分鐘的一篇演講，學(xué)員以會議記錄的方式記載。
.老師點評學(xué)員作品。

行政與秘書的會議管理培訓(xùn)