采購管理是企業(yè)管理中的重要部分，筆者以本公司建設(shè)采購管理系統(tǒng)為契機，綜合分析了當(dāng)今國內(nèi)石化行業(yè)企業(yè)采購管理的管理流程及管理蕈點和難點，總結(jié)了石化企業(yè)采購管理系統(tǒng)需要滿足的功能，為同行企業(yè)提供有價值的參考。
1采購管理系統(tǒng)管理目標
①對各種采購合同的執(zhí)行情況進行全程動態(tài)跟蹤，使相關(guān)人員能及時了解采購合同的執(zhí)行狀態(tài)。對即將到期的質(zhì)保金進行自動預(yù)警，使到期的質(zhì)保金能及時得到支付，提高企業(yè)的信譽度。②根據(jù)供應(yīng)商提供的價格折扣信息，結(jié)合物料需求計劃、庫存情況，運用經(jīng)濟批量訂貨法模型，由系統(tǒng)自動制定合理的采購計劃，從而最大限度地降低采購成本。③對供應(yīng)商進行選擇、考核和管理，掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)、銷售情況，盡量減少商務(wù)過程中信息不對稱的不利現(xiàn)象。根據(jù)供應(yīng)商的歷史供應(yīng)情況，由系統(tǒng)按價格、質(zhì)量、服務(wù)等指標對供應(yīng)商進行自動考核，為供應(yīng)商管理與激勵提供科學(xué)依據(jù)。④對各部門提出的采購計劃、實際領(lǐng)用情況進行綜合分析，為部門考核提供依據(jù)。
2采購管理系統(tǒng)解決要點
①采購管理。指處理與采購過程有關(guān)的所有業(yè)務(wù)活動，主要包括采購業(yè)務(wù)管理、采購跟蹤和應(yīng)付賬款管理。②采購策略管理。指科學(xué)地制定采購策略，主要包括采購策略制定、采購分析。③供應(yīng)商管理。指對供應(yīng)商的選擇、考核和管理，主要包括供應(yīng)商檔案管理、供應(yīng)商評估及供應(yīng)商考核。
3采購管理系統(tǒng)功能模塊及模塊功能
3.1月采購計劃管理
包括備品備件采購計劃、低值易耗品采購計劃、原材料采購計劃、采購計劃分配及采購計劃跟蹤等內(nèi)容。
3.2供應(yīng)商管理
(1)供應(yīng)商檔案本功能用于對企業(yè)的供應(yīng)商信息進行維護，包括供應(yīng)商記錄的增加、修改、刪除。
(2)貨源清單記錄主要供應(yīng)商所提供的物料信息，當(dāng)需要采購某種物料時，可以根據(jù)物料查詢提供此種物料的供應(yīng)商，方便詢價。
(3)貨源清單列表列表顯示貨源清單，可以按供應(yīng)商查詢供應(yīng)商提供的物料，也可以按物料查詢提供此物料的供應(yīng)商。
(4)供應(yīng)商評估企業(yè)為保證貨源供應(yīng)，需要定期開發(fā)新的供應(yīng)商，需要經(jīng)常對合格供應(yīng)商進行綜合評估，需要對合格供應(yīng)商定期復(fù)審，實行動態(tài)管理，對不符合評定內(nèi)容的供應(yīng)商取消其合格供貨資格，保證供應(yīng)商具有滿足本公司規(guī)定要求的資質(zhì)和能力。供應(yīng)商的評估指標包括采購合同執(zhí)行率、供應(yīng)商產(chǎn)品的不良品率、供應(yīng)商產(chǎn)品價格優(yōu)惠率、經(jīng)營狀態(tài)、利用率、依賴性、交易年限以及年購銷金額。
3.3采購資金預(yù)算
采購管理系統(tǒng)根據(jù)最新成本價和標準價2種價格對已經(jīng)制訂的采購計劃估算采購金額，這是采購計劃匯總數(shù)據(jù)經(jīng)過供應(yīng)部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批時的重要參考，也是財務(wù)部門籌劃采購資金的重要依據(jù)。
3.4采購價格管理
化工企業(yè)的采購價格管理有限價采購、比價采購、按質(zhì)論價和供應(yīng)商定價4種形式。限價采購是對常用物資，只要不超過系統(tǒng)規(guī)定的最高限價，在任一家合格供應(yīng)商處購買均可。哪些物資要限價控制，可以進行定義。
比價采購是對某些一次性采購、專用設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備或金額比較大的采購等采用的模式，系統(tǒng)提供詢價比價功能。首先列出采購方式為比價采購的采購計劃，然后做采購詢價單。將每個供應(yīng)商的報價數(shù)據(jù)錄入到采購管理模塊中，采購管理模塊會自動對不同供應(yīng)商的報價進行比較，采購員預(yù)選其中一家，申報給上級主管，經(jīng)過多級審批，最后選中一家供應(yīng)商。采購管理系統(tǒng)記錄整個詢價、報價、比價、預(yù)選以及確定供應(yīng)商的全過程，為以后的財務(wù)審計提供參考和追溯。
對大宗、礦物質(zhì)等質(zhì)量不太穩(wěn)定、企業(yè)需求量較大的原材料，一般采用按質(zhì)論價模式。供應(yīng)商定價是指對強勢供應(yīng)商、短缺物資采用的模式，由于無法進行限價等控制，所以制作訂單時沒有限制。
3.5采購訂單及跟蹤
將目前的口頭協(xié)議、正式訂單、非正式訂單全部以訂單(包括標準采購訂單、外部服務(wù)采購訂單及委外訂單)形式錄人到采購管理系統(tǒng)中，對及時跟蹤訂貨和追溯歷史成交記錄以及統(tǒng)計分析都很有必要，主要業(yè)務(wù)包括制作訂單、訂單跟蹤、訂單文本打印。
3.6原料過磅與報檢
對于需要過磅的原材料，采購管理系統(tǒng)提供地磅與采購收料的無縫連接，采購管理町以自動從地磅衡上讀出過磅貨物的毛重、皮蕈，自動生成原料報檢單。過磅后，取樣人員在報檢單上填寫樣品號，質(zhì)檢員可立刻接收到該報檢單，將樣品化驗。對于由管道進入的原材料，如石化管道提供的產(chǎn)品，報檢時可以隨時查詢罐區(qū)內(nèi)各儲罐的庫容、庫存和質(zhì)量指標，方便庫管員決定原料進入何儲罐。采購員或庫管員在采購管理中做報檢葷，取樣員馬上可以去采樣。對于不需要過磅的材料、設(shè)備，由采購員填寫報檢單。
3.7原料檢驗和入庫
采購管理對進入企業(yè)的材料分3個檢驗等級，即強檢、弱槍和不檢。原料屬于強檢范圍。采購管理中定義了每種原材料的質(zhì)檢指標、依據(jù)原始數(shù)據(jù)計算質(zhì)檢指標的計算公式以及質(zhì)量判定標準，化驗人員將原始化驗記錄錄入到采購管理中，采購管理自動判定本批次原料是否合格。如果合格，倉庫可以看到該筆入庫物料信息，辦理入庫。如果不合格，采購管理系統(tǒng)會提供不合格品處理流程。采購管理系統(tǒng)會控制只有多部門核準同意讓步接收的物料方可辦理入庫，不合格報告單上記錄了不合格指標，原料使用部門可以進行工藝參考。原料入庫后，采購管理系統(tǒng)自動更新倉庫、各儲罐的庫存量，并更新各儲罐內(nèi)原料的質(zhì)檢指標。
3.8備品備件入庫
重要設(shè)備屬于弱檢范圍，即倉庫管理員通知專業(yè)技術(shù)人員進行專業(yè)檢驗，比如試壓、試水等檢驗。普通的備品備件，屬于不用檢驗的范圍，只要有合格證即可。辦理入庫時，根據(jù)對方的送貨清單。庫管員引用企業(yè)供應(yīng)部下的訂單直接做采購入庫單。辦理入庫后，庫存鼉自動更新。
3.9采購發(fā)票
材料入庫之后，供應(yīng)商需提供采購發(fā)票。采購發(fā)票包括增值稅發(fā)票、增值稅發(fā)票(藍／紅字)、普通發(fā)票、普通發(fā)票(藍／紅字)及費用發(fā)票(藍／紅字)。采購發(fā)票由采購業(yè)務(wù)員錄入，或由供應(yīng)部專門的信息員錄入。錄入時引用采購訂單，發(fā)票所需的所有的物料名稱、單價、金額、稅額等均可從訂單中查出，發(fā)票保存后，采購管理系統(tǒng)會將發(fā)票數(shù)量回填到采購訂單中。備品備件發(fā)票上的貨物金額、稅額明細可以自動完成匯總，與客戶發(fā)票匯總數(shù)據(jù)保持一致采購發(fā)票是業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)系財務(wù)系統(tǒng)的重要橋梁，結(jié)算以后的發(fā)票可以自動傳遞到應(yīng)付系統(tǒng)并形成應(yīng)付帳款。
3.10發(fā)票結(jié)算和差異處理
發(fā)票錄入采購管理系統(tǒng)后，系統(tǒng)會將其和入庫單進行結(jié)算，計算材料入庫成本。系統(tǒng)要支持貨物供應(yīng)商、發(fā)票提供商和運輸服務(wù)商3方結(jié)算，支持費用與貨物的同時結(jié)算，也支持費用事后結(jié)算。支持發(fā)票與入庫數(shù)量不一致的處理，解決方案是合理損耗和非合理損耗。支持工程發(fā)票自動按貨款+稅款記人材料成本。發(fā)票結(jié)算可以由采購員、供應(yīng)部信息員、材料會計或倉庫保管員來操作，結(jié)算完成后可以馬上打印輸出材料入庫單，并隨時查詢最新的材料入庫單價。
3.11付款申請
根據(jù)與用戶簽定的采購訂單約定查詢到貨情況，采購員在采購管理中引用訂單做付款申清。該申請經(jīng)多級審批后，送達財務(wù)，財務(wù)依此付款。財務(wù)引用該付款申請做付款單，財務(wù)付款后，自動將付款金額反饋到訂單，并直接沖銷該供應(yīng)商的應(yīng)付帳款。
3.12采購單證審批
依據(jù)物料需求、采購計劃、采購訂單、付款申請等單據(jù)，均能定義審批條件和審批流程。采購管理系統(tǒng)將自動根據(jù)符合審批條件的單證按審批流程發(fā)送到審批者的電腦桌面上、MAIL中或手機上。審批流程還提供一些必審、町流轉(zhuǎn)等狀態(tài)限制，而且可以定制發(fā)送對象、發(fā)送時機和發(fā)送周期。
3.13關(guān)聯(lián)信息查詢
可實時查詢各分廠、各倉庫、各儲罐的所有物資庫存，查詢各材料、各批次、各儲罐的原料質(zhì)量單和總體狀況，實時查詢各部門的物料需求計劃，實時查詢各供應(yīng)商應(yīng)付帳款明細、財務(wù)應(yīng)付余額信息，查詢每廠、每日原料進廠過磅明細和匯總情況。
3.14統(tǒng)計分析
(1)采購收料統(tǒng)計表依據(jù)收料通知單統(tǒng)計某時間范圍內(nèi)、某供應(yīng)商、某物料應(yīng)到貨數(shù)量、實際收到的數(shù)量。該報表用來反映任意時間采購物資的庫情況。
(2)采購發(fā)票統(tǒng)計表根據(jù)審批過的采購發(fā)票，以供應(yīng)商和物料作為匯總條件，統(tǒng)計某時間范圍內(nèi)、某供應(yīng)商、某物料的入庫數(shù)量、金額、平均單價、稅額以及價稅合計情況。該報表可反映出已經(jīng)結(jié)算的物料資金占用情況。
(3)在途統(tǒng)計表在途貨物統(tǒng)計表是根據(jù)沒有結(jié)算的采購發(fā)票產(chǎn)生的。用來統(tǒng)計采購物料的在途情況，反映在途貨物的資金占用情況，幫助企業(yè)全面了解采購資金的分布情況，催促采購員限期采購，催促供應(yīng)商準時交貨。
(4)綜合統(tǒng)計分析采購綜合統(tǒng)計表是將采購業(yè)務(wù)發(fā)生的采購收料、采購發(fā)票等情況按供應(yīng)商、采購部門、業(yè)務(wù)員、物料進行統(tǒng)計。利用該統(tǒng)計表功能，可以查詢到某日為止向某供應(yīng)商采購各種貨物的收料情況，可以查詢某業(yè)務(wù)員到某日為止采購的所有貨物的發(fā)票情況。
(5)采購訂單物料分析表根據(jù)采購合同，分析某種貨物不同供應(yīng)商采購的數(shù)量、實際供貨價格，評判從某供應(yīng)商采購的物料占用整個采購資金的比例情況。
(6)供應(yīng)商價格對比分析根據(jù)發(fā)票，對某種貨物各供應(yīng)商實際供貨價格進行對比分析。在進行物料價格分析時，可以由用戶根據(jù)企業(yè)需要任意輸入過濾條件，根據(jù)這些條件篩選出所需要的數(shù)據(jù)。
(7)采購價格趨勢分析提供某供應(yīng)商供應(yīng)某指定原料在不同時間的實際采購價格的變化趨勢，提供本期和以前歷史月份比較、本期和上年平均采購價格對比分析、報表和圖形分析功能。
(8)采購資金比重分析根據(jù)采購發(fā)票，進行某段時期內(nèi)各種貨物占用采購資金比重分析。
(9)物料價格對比分析根據(jù)貨物發(fā)票、運費發(fā)票，對某段時期范圍內(nèi)采購物料的實際采購價格與計劃價格進行對比分析，對同一種物料不同月份的采購價格進行趨勢分析。在進行物料價格分析時，可以由用戶根據(jù)企業(yè)需要任意輸入過濾條件，根據(jù)這些條件篩選出所需要的數(shù)據(jù)。
(10)采購費用分析采購費用占用分析是根據(jù)采購發(fā)票，進行某段時期內(nèi)各種采購費用占所購貨物比重分析。
(11)物資采購臺帳幫助采購員管理物資采購的貨款、訂貨數(shù)量、采購費用、到貨日期、實際單價以及付款方式等情況。物資采購臺帳要區(qū)分生產(chǎn)、項目、技措、大修類物資。
(12)物資供應(yīng)計劃準確率分析物資供應(yīng)準確率用來對采購計劃的執(zhí)行狀況和管理水平進行綜合評價，可以按照物料、部門以及物資供應(yīng)角度進行考核。某種物料計劃準確率越趨向0，則準確率越高。物資供應(yīng)率越趨向于0，則準確率越高。其中物資供應(yīng)率大于0，表示供應(yīng)過多；物資供應(yīng)率小于0，表示供應(yīng)不足。
(13)物資采購成本分析物資采購成本分析通過物料采購成本降低率、物料損耗率等指標的量化來比較同一物料不同期間采購成本的對比情況。系統(tǒng)提供了本期計劃和實際采購成本對比分析，提供了本期與以前月份采購成本比較，提供本期與上年同期平均采購成本比較，可準確反映采購成本的變化趨勢，掌握采購資金的節(jié)約與超支情況。
4結(jié)語
盡管石化行業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈較長而石化企業(yè)產(chǎn)品不盡然相同，但在基本的采購流程方面大致相似。文中所述采購管理系統(tǒng)功能基本能攬括大部分石化企業(yè)的采購業(yè)務(wù)，對提高石化行業(yè)采購管理水平具有積極意義。
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