一、公文格式組成
2012年頒布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，公文一般由份號(hào)、密級(jí)、和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、頁(yè)碼等18項(xiàng)要素組成。
二、公文介質(zhì)的格式標(biāo)準(zhǔn)
1.紙型：用60g/㎡～80g/㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙，紙張的白度為80﹪～90﹪。用紙幅面為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，成品尺寸為210㎜×297㎜。
2.版心：版心尺寸為156㎜×225㎜（不含頁(yè)碼）。上邊距37㎜，下邊距35㎜，左邊距28㎜，右邊距26㎜，每頁(yè)22行，每行28個(gè)字，行距為3號(hào)字的7/8（約4.85㎜，用word可將行間距設(shè)為28磅）。為方便印制，每頁(yè)行數(shù)可視情況增減1至2行。增減行數(shù)時(shí)適當(dāng)調(diào)整行間距，保持版心高度不變。
3.裝訂：雙面印刷，騎馬訂或左側(cè)平訂。
三、公文組成要素的格式標(biāo)準(zhǔn)
公文的組成要素主要分為版頭、主體、版記3個(gè)部分。版頭包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等6個(gè)要素，主體包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等9個(gè)要素，版記包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等2個(gè)要素，以上17個(gè)要素均在版心之內(nèi)；版心這外，還有頁(yè)碼1個(gè)要素。
（一）份號(hào)
1.定義：公文印刷份數(shù)的順序號(hào)。
2.范圍：涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。
3.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第1行。
（二）密級(jí)和保密期限
1.定義：公文的秘密等級(jí)和保密的期限。
2.范圍：涉密公文
3.依據(jù)：根據(jù)涉密程度。
4.內(nèi)容：分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。
5.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第2行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。
（三）緊急程度
1.定義：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。
2.依據(jù)：根據(jù)緊急程度。
3.分類：緊急公文分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。
4.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角。如同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，則依次自上而下分行排列，即緊急程度標(biāo)注在版心左上角第3行。標(biāo)注份號(hào)不標(biāo)注密級(jí)時(shí)，緊急程度的兩字之間容空1字，標(biāo)注在版心左上角第2行；份號(hào)和密級(jí)均不標(biāo)注時(shí)，緊急程度的兩字之間空1字，標(biāo)注在版心左上角第1行。
（四）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志
1.組成：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
2.聯(lián)合行文：可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。
3.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排列，上邊緣至版心上邊緣35㎜（位置不因份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度等要素的增減而改變）。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字體要莊重、大氣、美觀，推薦使用小標(biāo)宋體，字體顏色為紅色，字號(hào)應(yīng)不大于上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，主辦機(jī)關(guān)名稱在前，其他機(jī)關(guān)名稱依次自上而下分行排列，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排列。
(五)發(fā)文字號(hào)
1.組成：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。
2.聯(lián)合行文：使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
3.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：一般編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空2行（約21㎜），居中排列。上報(bào)公文的發(fā)文字號(hào)居左空1字編排。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。
（六）簽發(fā)人
1.范圍：上行文
2.內(nèi)容：簽發(fā)人姓名。
3.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：居右空1字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空2行（21mm），由“簽發(fā)人”3個(gè)字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機(jī)關(guān)排列順序從左到右、自上而下依次均勻排列，一般每行排列兩個(gè)姓名，兩個(gè)簽發(fā)人姓名中間空1字，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)姓名對(duì)齊，最后一個(gè)簽發(fā)人姓名與發(fā)文字號(hào)處于同一行，下邊緣距下方的紅色分隔線4cm。
（七）標(biāo)題
1.組成：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。
2.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用2號(hào)小標(biāo)宋體，編排于紅色分隔線下空2行，分1行或多行居中排列。
（八）主送機(jī)關(guān)
1.定義：公文的主要受理機(jī)關(guān)。
2.要求：使用機(jī)關(guān)全稱人、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
3.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用3號(hào)仿宋體，居左頂格編排于標(biāo)題下空1行，回行仍頂格，最后1個(gè)機(jī)關(guān)名稱后加全角冒號(hào)。
（九）正文
1.定義：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。
2.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用3號(hào)仿宋體，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每個(gè)自然段左空2字，回行頂格。文中小標(biāo)題層次序號(hào)依次使用“一”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，第一層序號(hào)及小標(biāo)題用3號(hào)黑體，第二層用3號(hào)楷體（不加粗），第三層及以下均用3號(hào)仿宋體。
（十）附件說(shuō)明
1.組成：公文附件的順序號(hào)和名稱。
2.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：如有附件，用3號(hào)仿宋體，在正文下空1行，左空兩個(gè)字編排“附件”二字，后標(biāo)注全角冒號(hào)和附件名稱。若公文有多個(gè)附件，需使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注順序號(hào)。
（十一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名
要求：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
2.格式標(biāo)準(zhǔn)：用3號(hào)仿宋體。
（十二）成文日期
要求署會(huì)議通過(guò)或發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
聯(lián)合行文：署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
3.格式標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議審議通過(guò)的公文成文日期編排在公文標(biāo)題下方居中排列，用3號(hào)楷體，寫(xiě)全年、月、日，用“（括號(hào)）”括起來(lái)；其他公文成文日期在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下空1行，用3號(hào)仿宋體，寫(xiě)全年、月、日。
4.發(fā)文機(jī)關(guān)署名及成文日期的標(biāo)注位置：
單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，如不加蓋印章，則在正文或附件說(shuō)明下空1行編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下空1行編排成文日期。發(fā)文機(jī)關(guān)署名長(zhǎng)于成文日期時(shí)，右空2字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名（即發(fā)文機(jī)關(guān)署名末字距離版心右邊緣2字），成文日期首字比發(fā)文機(jī)關(guān)首字右移2字；發(fā)文機(jī)關(guān)署名短于成文日期時(shí)，右空2字編排成文日期，發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字比成文日期首字左移2字；發(fā)文機(jī)關(guān)署名過(guò)短時(shí)，如只有3-4字時(shí)，可適當(dāng)增加字符間距（3個(gè)字時(shí)每字中間空2字，4個(gè)字時(shí)每字中間空1字）。如加蓋印章，則在正文或附件說(shuō)明下（約空3-4行）編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期（確保印章上邊緣距離正文或附件說(shuō)明末行1行之內(nèi)，下邊緣壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期），成文日期右空4字編排，發(fā)文機(jī)關(guān)署名以成文日期為準(zhǔn)居中編排。
聯(lián)合機(jī)關(guān)行文時(shí)，如不加蓋印章，則先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排，依照最長(zhǎng)的發(fā)文機(jī)關(guān)署名長(zhǎng)度適當(dāng)增加其他發(fā)文機(jī)關(guān)署名的字符間距，確保所有發(fā)文機(jī)關(guān)署名兩端勻齊，在最后一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)署名下1行編排成文日期。最長(zhǎng)的發(fā)文機(jī)關(guān)署名短于成文日期時(shí)，右空2字編排成文日期，發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字比成文日期首字左移2字。如加蓋印章，則將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次排列，根據(jù)印章大小和發(fā)文機(jī)關(guān)數(shù)量確定每排發(fā)文機(jī)關(guān)署名數(shù)量（每排排列2-3個(gè)），在最后一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)署名下1行編排成文日期，成文日期居右空4字，最后一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)署名以印章為準(zhǔn)居中編排。
（十三）印章
1.范圍：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的。
2.要求：與署名機(jī)關(guān)相符。
3.例外：有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加印章。紀(jì)要也可不加印章。
4.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：印章用紅色。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章上邊緣距正文或附件說(shuō)明末行1行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，依次按發(fā)文機(jī)關(guān)署名順序一一將印章加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期；印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超過(guò)版心。
注意：公文加蓋*印章的頁(yè)面應(yīng)當(dāng)同時(shí)顯示正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和印章。上行文須加蓋印章。印章要與發(fā)文機(jī)關(guān)署名一致。
（十四）附注
1.定義：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
2.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用3號(hào)仿宋體，居左空2字加“（）”編排在成文日期下1行。
注意：請(qǐng)示、函等用于請(qǐng)示、商洽某項(xiàng)工作或某些事情的公文，應(yīng)在附注位置標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系人，聯(lián)合行文只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)聯(lián)系人即可。
在附注位置標(biāo)注聯(lián)系人及聯(lián)系電話時(shí)，建議格式為：在同一行標(biāo)注“聯(lián)系人”3個(gè)字及聯(lián)系人姓名、“聯(lián)系電話”4個(gè)字及聯(lián)系電話，兩者中間用分號(hào)隔開(kāi)，“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”后分別標(biāo)全角冒號(hào)。
附注回行時(shí)，第二行首字與版心左邊緣對(duì)齊。
（十五）附件
定義：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或參考資料。
標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：另面編排，在版記之前，與正文一起裝訂。“附件”二字及附件序號(hào)用3號(hào)黑體頂格編排在版心左上角第1行。附件標(biāo)題居中編排在版心第3行（即“附件”二字及附件序號(hào)下空1行）。如附件與正文不能一起裝訂，在附件左上角第1行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)，并在發(fā)文字號(hào)后標(biāo)注“附件”二字及附件序號(hào)。
注意：附件的序號(hào)和名稱應(yīng)與附件說(shuō)明標(biāo)注的序號(hào)和名稱一致。“附件”二字及附件序號(hào)后無(wú)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
（十六）抄送機(jī)關(guān)
1.定義：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。
2.要求：使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
3.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用4號(hào)仿宋體，編排在公文最后一頁(yè)的版記位置，左右各空1字。“抄送”后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后抄送機(jī)關(guān)名稱首字對(duì)齊。最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。每行末尾均標(biāo)句號(hào)。
注意：抄送機(jī)關(guān)的排列順序按機(jī)關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定，按先上級(jí)機(jī)關(guān)、再平級(jí)機(jī)關(guān)、后下級(jí)機(jī)關(guān)的次序排列；同級(jí)不同類的機(jī)關(guān)要按黨、政、軍、群的順序排列，如需抄送人大、政協(xié)、法院、檢察院，則另起一行排列，如需抄送各民主黨派、工商聯(lián)，再另起一行排列；對(duì)上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)均用“抄送”。
如需同時(shí)向多個(gè)機(jī)關(guān)報(bào)送文件，應(yīng)確定主送機(jī)關(guān)后，將其他需報(bào)送機(jī)關(guān)在抄送機(jī)關(guān)中予以標(biāo)注，以避免交叉批示。向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。
（十七）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期
1.組成：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。
2.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用4號(hào)仿宋體，編排在抄送機(jī)關(guān)下1行，版記末條分隔線之上。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全年、月、日，后加“印發(fā)”二字。
注意：上行文、平行文或下行文印發(fā)日期后均加“印發(fā)”二字。印發(fā)機(jī)關(guān)為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門(mén)，而不是發(fā)文機(jī)關(guān)。
抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期屬版記部分。版記中的分隔線與版心等寬，首條、末條分隔線用粗線（高0.35mm），中間分隔線用細(xì)線（高0.25mm），首條分隔線位于版記第一個(gè)要素之上，末條分隔線與末頁(yè)版心下邊緣重合，在版記部分不得額外標(biāo)注打字、校對(duì)人員等其他內(nèi)容。公文雙面印刷時(shí)，版記應(yīng)標(biāo)注于公文的偶數(shù)頁(yè)，如正文或附件末頁(yè)為奇數(shù)頁(yè)，則在其后加一個(gè)偶數(shù)空白頁(yè)，再于偶數(shù)空白頁(yè)標(biāo)注版記。
（十八）頁(yè)碼
1.定義：公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。
2.標(biāo)注位置及標(biāo)準(zhǔn)：用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字編排在版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放1條一字線，一字線距版心下邊緣7 mm。公文用騎馬訂或左側(cè)平訂，單頁(yè)碼右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字。
注意：頁(yè)碼標(biāo)注于版心之外，公文首頁(yè)也應(yīng)標(biāo)注頁(yè)碼。版心前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)都不標(biāo)注頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)連續(xù)編排。
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