【本講重點】
會議的意義
會議的目的
會議的種類
會議的頻率
會議成本的計算
會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。
會議的意義
1．會議是一個集思廣益的渠道
會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。
2．會議顯示一個組織或一個部門的存在
會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。
3．會議是一種群體溝通的方式
開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。
會議的目的
◆ 開展有效的溝通
會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。
◆ 傳達(dá)資訊
通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。
◆ 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾
許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。
◆ 達(dá)成協(xié)議與解決問題
達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。
◆ 資源共享
利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。
◆ 開發(fā)創(chuàng)意
開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。
◆ 初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個方向共同努力。
◆ 鞏固主管地位
經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強化自己的地位。
會議的種類
會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。
按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類
● 團(tuán)體會議● 一對一會議 ● 面對面會議● 電話會議● 視頻會議● 宣布人事安排、講解政策的會議● 當(dāng)眾表揚或批評別人的會議● 臨時處理突發(fā)事件的會議● 固定的團(tuán)隊會議● 集思廣益的會議
會議的頻率
每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達(dá)到目的。
1.固定的部門會議
2.全體會議
3.處理突發(fā)事件的會議
4.一對一會議
會議成本的計算
會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。
1.會議的時間成本
2.直接的會議成本
3.效率損失成本
開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：
【自檢】
請將下列相關(guān)選項用橫線連接起來。
A、固定的部門會議①至少每兩月一次
B、一對一會議②隨時
C、處理突發(fā)事件的會議③按需要
D、全體會議④至少每月一次
◆見參考答案1-1
【本講總結(jié)】
從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。
因此，每個人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。
【心得體會】
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第二講會議效率不高的原因及解決方案
【本講重點】
會議效率不高的原因及預(yù)防性管理
高效會議的八大特征
會議規(guī)范
會議效率不高的原因及預(yù)防性管理
1．會議的通病效率不高
小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。
很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：
◆公司的主管都不知道何時是開會的最好時機(jī)。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。
◆許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。
◆有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進(jìn)行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。
時下有一句很流行的話“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。
2．會議效率不高的原因
會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準(zhǔn)備工作。
表2-1會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)
項 次原因具體表現(xiàn)
（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。
（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。
（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。
（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。
（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。
（6）會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。
（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。
高效會議的八大特征
與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有8大特征。
建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。
會議規(guī)范
會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。
1．會議時間安排的規(guī)范
◆上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。
◆上午9-10點之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的*時機(jī)。
◆上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。
◆下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。
2．會議規(guī)范本身
會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：
◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會的開會時間。
◆超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。
◆所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。
◆準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。
◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。
◆所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。
◆意見
轉(zhuǎn)載：http://szsxbj.com/zixun_detail/356.html