如何做好公司質(zhì)量管理體系的管理代表工作呢？作為管理者代表，必須熟知質(zhì)量管理體系的相關條款和規(guī)定，了解如何使體系有效運作，熟悉各個部門的工作流程。以下是一些參考建議：
1. 確保各項體系過程、程序和實踐的建立及保持，以實現(xiàn)各個體系的目標。
2. 向最高管理者匯報關于組織實現(xiàn)各個體系計劃和需求的績效，以及有關實施的改進建議。
3. 確保各個體系相關的要求和職責在組織中得到有效的溝通和理解。
4. 確保各個體系的相關方具備相關的要求和職責意識。
接下來，讓我們詳細了解一下管理者代表的崗位職責：
一、協(xié)助總經(jīng)理領導公司建立、實施和保持質(zhì)量管理體系，確保整個企業(yè)內(nèi)促進顧客質(zhì)量要求的形成，負責與質(zhì)量管理體系有關之外部聯(lián)絡。
二、負責體系文件控制，審核質(zhì)量手冊、質(zhì)量方針、目標，指導各部門負責人對相關文件的使用、保管、收集、整理與歸檔。
三、審查各部門的質(zhì)量記錄格式，并審批；負責監(jiān)督、管理各部門的質(zhì)量記錄。
四、向總經(jīng)理報告質(zhì)量管理體系運行情況，提出改進建議，協(xié)助總經(jīng)理制定管理評審計劃，協(xié)助協(xié)調(diào)各部門實施管理評審中的相關糾正和預防措施。
五、審查各有關部門編制的質(zhì)量計劃，協(xié)調(diào)各部門負責人對相關的質(zhì)量策劃及實施相應的質(zhì)量計劃。
六、協(xié)調(diào)供銷部識別顧客的需求與期望，組織對檢測能力、生產(chǎn)能力及交貨期進行評審，并負責與顧客進行質(zhì)量方面的溝通。
七、負責協(xié)調(diào)工程部的產(chǎn)品設計、開發(fā)等工作，為工程部經(jīng)理提供質(zhì)量方面的參考意見。同時指導品質(zhì)部負責產(chǎn)品檢驗和試驗等后續(xù)工作。協(xié)助生產(chǎn)部對新產(chǎn)品的加工試制和生產(chǎn)。同時協(xié)調(diào)生產(chǎn)過程中對設施采購的質(zhì)量審查以及售后服務的指導工作。
對于首次運行的過程，首先在體系運行3-6個月期間，進行內(nèi)部質(zhì)量體系的審核，針對不合格項目進行及時糾正并追蹤關閉。接著，在大約6個月時，進行體系要求的管理評審，匯總報告并對改進項目追蹤關閉。與認證公司確定正式的認證審核，申請獲取認證證書。對于已存在的體系，只需針對此次換版的文件內(nèi)容進行修改，并按要求運行即可。
在建立質(zhì)量管理體系時，一個不可或缺的角色是“管理者代表”。那么，什么人可以擔任此角色？怎樣才能成為一個合格的管理者代表？作者結(jié)合多年的審核經(jīng)驗，對這一問題進行了深入探討。本文旨在為正在建立或準備建立質(zhì)量管理體系的組織在選擇管理者代表時提供啟示。
眾所周知，無論是質(zhì)量管理體系標準QMS（ISO9000族）還是環(huán)境管理體系標準EMS（ISO14000族）或職業(yè)安全衛(wèi)生管理標準OHSMS18000，組織在建立、運行相應的管理體系時都應由最高管理者指定專門的管理者代表，并明確其在建立、實施、保持和改進相應的管理體系中的職責和權(quán)限。雖然標準并未強行要求管代必須由誰擔任，但由于其在組織建立實施質(zhì)量管理體系中的特殊性和重要性，對其本身的要求也相對較高。
管理者代表需要熟悉組織的產(chǎn)品或服務內(nèi)容、過程及其相關的作業(yè)程序。QMS特別注重過程的管理和控制，其核心是如何保證向顧客提供滿意的產(chǎn)品和服務。一個對組織的產(chǎn)品功能和特性一無所知或知之甚少的人很難擔負起建立并有效運行一個符合組織產(chǎn)品特性的質(zhì)量體系的工作。
管理者代表在組織中需要有一定的威信和人格魅力。QMS是一個全員參與的管理系統(tǒng)，在實施過程中會遇到來自各方面的阻力和習慣勢力的責難。管代需要具備足以勸阻、化解各種阻力和威懾的能力。
良好的人際關系和溝通能力也是必不可少的。作為管代，需要有效地將QMS的管理要求轉(zhuǎn)換成全體員工的行動，這需要通過深入宣傳、解釋和檢查來實現(xiàn)。較高的文字功底和一定的語言交流能力也是必不可少的，因為管代需要承擔編寫或?qū)徍梭w系文件的重要任務。
堅持原則敢于直言也是管代的重要品質(zhì)。一方面要對員工嚴格要求，對違反體系規(guī)定的行為及時指出和糾正；也要對最高管理者堅持原則，對體系運行中發(fā)現(xiàn)的問題敢于直言。
管理者代表的職責可以歸納為四個方面：確保體系的建立、實施和保持；向最高管理者報告體系業(yè)績和改進需求；提高組織內(nèi)滿足法律法規(guī)、顧客和相關方要求的意識；負責體系有關事宜的外部聯(lián)絡。在深刻理解標準各項要求的基礎上，管理者代表需要結(jié)合組織的實際情況，抓好目標建立、職能分配、資源需求、技術和管理作業(yè)文件建立、重大改進活動等方面的策劃。
做好管理者代表并非易事，需要具備一定的素質(zhì)和能力，并付出努力。7、內(nèi)審與管理評審的精心籌劃。一般而言，兩次相鄰評審的間隔時間不應超過十二個月。在籌劃過程中，應著重組織和推動相關職能部門做好前期準備工作，包括內(nèi)審員的培訓、組織工作，確保各部門的輸入信息得到充分準備，同時細致策劃時間、地點的安排以及結(jié)果處理的策略。
對于體系文件的制定與宣貫，高層管理者代表需全面負責。需組織好文件的宣講、培訓工作，確保其得到有效實施與運行。還需定期組織有關部門對文件適宜性、充分性、有效性進行檢查與評審，針對發(fā)現(xiàn)的問題及時責成相關部門進行改進，并對改進效果進行跟蹤驗證。
在內(nèi)部審核的實行中，管理者代表的首要任務是審查內(nèi)審計劃，包括內(nèi)審員的資質(zhì)、審核組的組成、時間安排及日程設定，以及審核部門與要素的分配等。要組織或參與首次及末次會議，以樹立審核組的權(quán)威性。還需關注審核進程，及時協(xié)調(diào)解決審核中遇到的問題，并對審核中產(chǎn)生的不符合項報告責成相關部門進行整改，并跟蹤驗證其整改效果。
在管理評審的執(zhí)行中，應重點抓好前期的準備工作，按照標準或程序文件的規(guī)定將所需輸入的內(nèi)容及期限落實到相關職能部門。組織召開管理評審會議時，最高管理者應親自主持并作出最終的評審結(jié)論與改進決策。而管理者代表則需對體系運行的績效、存在的問題及改進建議進行總結(jié)性發(fā)言。后期改進措施的實施與效果跟蹤驗證/評價也是管理評審的重要組成部分。
對于體系運行的重點過程，管理者代表需進行持續(xù)的監(jiān)視與評價。為確保組織管理體系的持續(xù)改進，管理者代表需掌握第一手資料，進行必要的數(shù)據(jù)分析，從數(shù)據(jù)中找出趨勢和規(guī)律，進而確定改進的方向與措施。這包括但不限于合同履行情況、供方供貨業(yè)績、關鍵特殊過程能力、產(chǎn)品一次交檢合格率等多方面的數(shù)據(jù)分析。
在工作方法上，管理者代表需注意以下幾點：要了解現(xiàn)狀并掌握動態(tài)，經(jīng)常到管理體系的歸口部門或現(xiàn)場了解組織內(nèi)部管理體系的現(xiàn)狀及運行動態(tài)。要加強溝通疏導，落實各項職能與任務，確保管理體系的建立、運行與改進成為一項系統(tǒng)工程。要不失時機地對文件化體系及其實施的符合性、適宜性、充分性與有效性進行監(jiān)視與評價。要善于分析并勤于改進，及時對各方面的數(shù)據(jù)信息進行分析，采取針對性的糾正/預防/改進措施。
作為組織的最高管理者代表，其職責是代表最高管理者對組織的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系進行策劃與管理。其職責包括確保體系按標準要求建立、實施與保持；向最高管理者報告體系業(yè)績與改進需求；提高組織滿足顧客/法律法規(guī)/相關方要求的全員意識；以及負責體系相關事宜的外部聯(lián)絡。其任務包括深入學習并理解標準要求，成為標準要求的明白者；作為體系運行的策劃者、推進者與督查者；以及負責重大改進活動/項目的策劃與實施等。
在具體的工作中，管代應重點關注以下幾個方面：目標的建立、展開與測量；職能分配的策劃與實施；資源需求的策劃與滿足；必要的技術和管理作業(yè)文件的建立與使用；以及重大改進活動/項目的策劃與實施等。還需精心策劃內(nèi)審與管理評審工作，為組織的持續(xù)、健康、有效運行提供堅實保障。
管代的作用直接關系到組織體系運行的成敗。其領導力、策劃力、組織力及改進能力等都是決定體系運行質(zhì)量的關鍵因素。只有充分發(fā)揮管代的各項職責與任務，才能確保組織管理體系步入良性循環(huán)軌道。企業(yè)管理體系的構(gòu)建與實施
在制定并實施施體系文件后，需對體系文件進行全面宣貫與培訓，以保障其有效執(zhí)行。應組織相關部門定期對體系文件的適宜性、充分性、有效性進行檢查與評審，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進，同時對改進效果進行跟蹤驗證。
在內(nèi)部審核的組織實施過程中，管理代表需全面負責。包括審查內(nèi)審計劃、親自組織或參與關鍵會議、關注審核進程以及及時解決審核中發(fā)生的問題。對于審核中開出的不符合報告，應責成相關部門在規(guī)定期限內(nèi)進行整改，并跟蹤驗證整改效果。
在管理評審的組織實施中，管理代表需負責前期準備、組織召開管理評審會議以及總結(jié)（綜合）性發(fā)言。應確保體系運行的績效、存在問題和改進建議得到全面梳理和評價，為最高管理者提供決策依據(jù)。管理代表還需關注后期改進措施的實施和效果跟蹤驗證/評價。
對于體系運行中的重點過程，如重要合同、關鍵供應商、設計輸入與輸出、關鍵過程和特殊過程的能力等，管理代表應進行重點監(jiān)視和評價。環(huán)境因素/危險源的識別與評價、法律與其他要求、目標和指標等EMS和OHSMS重點過程也需納入監(jiān)視范圍。
為了保障組織的管理體系持續(xù)改進，管理代表應掌握第一手資料，進行必要的數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)其趨勢和規(guī)律，確定改進方向和措施。應及時組織開展改進活動，根據(jù)日常檢查和數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)的問題或潛在問題及改進機會，制定并實施糾正或預防措施。
在履行職責和任務時，管理代表的工作方法應注意四點：要了解現(xiàn)狀，掌握動態(tài)；要溝通疏導，落實職能；第三，要組織實施，監(jiān)視評價；要善于分析，勤于改進。這四點方法論能夠幫助管理代表更好地履行職責，推動管理體系的有效建立、實施和保持。
企業(yè)培訓作為提升員工素質(zhì)、改善企業(yè)業(yè)績的重要手段，其實質(zhì)是一種長期收益。企業(yè)應根據(jù)自身需求和戰(zhàn)略目標，制定有序的培訓計劃。通過不同業(yè)務人員、培訓計劃、需求過程、培訓信息反饋、效果評價等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)績的改善和投資收益。
搭建企業(yè)培訓平臺時，應梳理企業(yè)培訓流程，確保平臺具備多種功能。例如魔學院這樣的企業(yè)培訓平臺，提供了移動學習、培訓項目、問卷調(diào)研、考試練習、社區(qū)問答、直播會議等終端功能。這些功能可以滿足企業(yè)內(nèi)部不同系統(tǒng)的需求，包括Web端、TV端、手機app等多種終端設備。平臺還提供了數(shù)據(jù)概覽、部門報表、自學報表等多維報表功能，幫助企業(yè)全面了解培訓效果和數(shù)據(jù)統(tǒng)計。
為了實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標，針對性地對管理層進行培訓是必要的。這包括提升特定部門或個別員工的培訓，以及全面的管理培訓。如果資源和能力允許，全面的管理培訓是最理想的選擇，能夠全面提升管理層的綜合素質(zhì)。另一種選擇是參加知名院校的研修班，如浙江大學的企業(yè)研修班。這類研修班不僅提供系統(tǒng)的學習，還通過實戰(zhàn)案例分析和交流互動，增強學員的團隊合作意識，提高解決問題的能力。
企業(yè)管理代表在管理體系的構(gòu)建與實施中扮演著重要角色。通過有效的工作方法和持續(xù)的改進活動，他們能夠推動企業(yè)管理體系的有效建立、實施和保持。企業(yè)培訓平臺的搭建和針對管理層的培訓也是實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的重要手段。
轉(zhuǎn)載：http://szsxbj.com/zixun_detail/213290.html