任何組織都由一定的要素構(gòu)成,正是這些要素的存在并發(fā)揮作用,組織才得以承擔職責,實現(xiàn)特定的功能。
組織的基本構(gòu)成要素包括目標、人員、物財、信息、機構(gòu)、職位、權(quán)貴、程序、規(guī)制等。
01 目標
目標是組織的第一要素,表現(xiàn)在,組織是為了實現(xiàn)一定的目標而建立起來的:
目標決定了組織的活動內(nèi)容與活動方向,更決定了組織內(nèi)的機構(gòu)設(shè)置、人員配備和權(quán)利劃分。
目標使組織成員形成協(xié)作意愿,使組織形成統(tǒng)一認識、統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一行動。
目標的縱向?qū)蛹墑澐趾蜋M向部門劃分,決定于組織的層級設(shè)置與部門配置,包括:
組織資源的分配、使用,組織變革等,都緊緊圍繞著實現(xiàn)目標而展開。
02 人員
人員是組織的主體,是*具有主觀能動性的組織要素,表現(xiàn)在:人是組織目標體系的設(shè)定者和承擔者。
人是組織(機構(gòu)、制度等)的設(shè)計者;人是權(quán)力的擁有者和履行者;更是組織各類資源的創(chuàng)造者、分配者以及使用者。
組織存在與運行的目的歸根結(jié)底是為了滿足組織成員的需要,促進組織成員的全面發(fā)展與自我實現(xiàn)。
不同的人在組織中扮演的角色不同,可能是管理者,可能是被管理、管理者,也可能二者兼具。
人員的素質(zhì)以及人與人之間的關(guān)聯(lián)狀態(tài),基本決定了組織的功能。
03 物財
經(jīng)費、場所、設(shè)施、設(shè)備及各類用品,是組織賴以存在并開展活動的物質(zhì)基礎(chǔ)。
日常生活講 “巧婦難為無米之歡”,行軍作戰(zhàn)講究 “兵馬未動,糧草先行”;
對管理組織而言,“財政為庶政之母”,“工欲善其事,必先利其器”。
物財是任何組織都不可或缺的要素。
04 信息
信息包括組織內(nèi)外的各種情況和資料,如企業(yè)內(nèi)部各類人員、財、物情況,企業(yè)的技術(shù)開發(fā)、生產(chǎn)加工、營銷、內(nèi)部協(xié)調(diào)能力,外部的市場需求和競爭態(tài)勢,國內(nèi)外經(jīng)濟發(fā)展形勢等。
由于信息是組織內(nèi)外各種事物的客觀存在與運動規(guī)律的表征,所以,信息是以人為主體的社會性組織中最活躍的要素。
管理決策及指揮、反饋、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)等管理職能,本質(zhì)上都不過是信息的獲取、加工處理和利用。
05 機構(gòu)
機構(gòu)是組織的實體,是組織目標的載體。
為實現(xiàn)分工合作并適應組織目標縱向?qū)蛹墑澐趾蜋M向部門劃分的要求,組織機構(gòu)相應地由縱向不同層級、橫向不同部門構(gòu)成,它們共同形成了組織機構(gòu)體系。
不同層級的機構(gòu),地位高低、權(quán)力大小、責任輕重各異,它們自上而下形成一條權(quán)力線,上領(lǐng)導下,下服從上;
同一層級的組織機構(gòu),各自在特定范圍內(nèi)行使權(quán)力、履行職能、承擔責任,它們既相互分工,又相互合作。
組織機構(gòu)體系的設(shè)置及權(quán)責劃分是否合理、明確,是影響組織效率的關(guān)鍵性因素。
06 職位
職位是依據(jù)組織目標的需要而設(shè)立的具體工作崗位,它具有以下特征:
職位以工作為中心而設(shè)置,不受人的因素的影響,即所謂 “固定的職位流水的人”,當某一職位沒有合適人選時,稱之為“職位空缺”;
職位的數(shù)量明確、具體,由組織編制明文規(guī)定;
職位有類別劃分,任何職位都可歸于相應的職位系列和職位等級。
07 權(quán)責
從本質(zhì)上看,任何組織都是一個相對封閉的權(quán)責結(jié)構(gòu)與體系。
通過權(quán)責劃分對組織系統(tǒng)中各層次、部門、人員之間的指揮與服從或平等協(xié)作關(guān)系予以確認,從而保證權(quán)力運用的合法性、合理性、正當性;
保證職能責任落實到位,保證組織穩(wěn)定、有序運行。
08 程序
程序反映了組織活動開展的動態(tài)過程。
當代管理注重程序,比如決策講程序,計劃講程序,協(xié)調(diào)講程序,控制講程序,原因在于程序是對組織活動過程的成功經(jīng)驗的概括與總結(jié)。
組織活動的程序化既可防止工作中的隨意性,又可以通過精簡工序,消除不必要的環(huán)節(jié),提高組織活動的效率。
09 規(guī)制
規(guī)制即組織的規(guī)章制度。
它是以規(guī)范性的書面文件形式對組織的宗旨、職能范圍、任務結(jié)構(gòu)、權(quán)責關(guān)系、活動方式、運行程序、行為規(guī)范等的明確規(guī)定;
是否擁有明確的規(guī)制,是正式組織與非正式組織的重大區(qū)別之一。
所謂“無規(guī)矩不成方圓”,規(guī)制對組織機構(gòu)及其成員具有普遍約束力,在維護組織秩序、確保組織穩(wěn)定方面具有不可替代的作用。
規(guī)制是否健全完善是考察一個組織成熟度的重要指標。
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