1. 目的：公司倉庫合理的物資儲備，是公司保證生產(chǎn)經(jīng)營的基本條件。完善物資管理制度是減少物資浪費和流失的必要措施。加強物資管理是公司進行成本核算的基礎(chǔ)工作，是降低生產(chǎn)成本增加效益的重要途徑。根據(jù)公司目前物資的管理現(xiàn)狀，為了進一步加強倉庫物資管理，對物資采購、保管、領(lǐng)用等一系列手續(xù)和要求，作了新規(guī)定，要求各部門、分公司、車間認真貫徹執(zhí)行。
2. 物資庫存量：
2.1. 合適的物資庫存量是公司生產(chǎn)經(jīng)營的有效保障，存量太少會影響生產(chǎn)，存量太多或積壓，會占用資金增加成本，也影響公司的正常生產(chǎn)。因此，庫存物資的存量必須嚴格控制。每年由生產(chǎn)制造部門、財務(wù)部門根據(jù)公司全年的經(jīng)營生產(chǎn)計劃，制定出全年物資庫存量的平均指數(shù)，再確定庫存量的上下限量作為控制庫存的依據(jù)，并在每季度根據(jù)公司的經(jīng)營生產(chǎn)計劃進行調(diào)節(jié)，力求準確、平衡。
2.2. 物資管理部門要根據(jù)核定的庫存限量，每月隨時進行核查，發(fā)現(xiàn)存量降至下限時應(yīng)該立即申報采購，不得延誤影響生產(chǎn)。當存量已按計劃達到上限時有權(quán)拒絕物資進庫，不辦理入庫手續(xù)。
2.3. 新產(chǎn)品開發(fā)及試制產(chǎn)品必須嚴格控制物資的采購，盡可能做到適量而不浪費、不積壓。
2.4. 產(chǎn)品轉(zhuǎn)產(chǎn)銷售公司、研發(fā)中心、分公司生產(chǎn)科、財務(wù)中心(財務(wù)科)應(yīng)協(xié)同對庫存物資先進行清查，盡可能減少原產(chǎn)品生產(chǎn)物資的積壓。
2.5. 對因產(chǎn)品更新或轉(zhuǎn)產(chǎn)等原因出現(xiàn)某些物資滯積（分半年、一年）應(yīng)開列出物資名稱、存量、金額等情況向主管部門申報，并提出處理意見等待批復(fù)處理。
2.6. 對損壞、變質(zhì)需報廢的物資每半年一次匯總上報，上報時必須寫明原因，并由有關(guān)部門人員進行鑒定，提出處理意見，報公司批準后核銷。
3. 物資入庫：
3.1. 倉儲根據(jù)制造部當月下達的物資采購計劃，核審購入物資。對不在計劃內(nèi)購入的物資有權(quán)拒絕入庫，待有補充計劃或主管領(lǐng)導(dǎo)簽批的采購入庫手續(xù)再準入庫。同時對采購入庫的物資，要具備以下必需的手續(xù)：
3.1.1.有公司采購員或供貨單位人員送交倉庫的物資。
3.1.2.過質(zhì)量檢驗部門檢測確認合格的證明。
3.1.3.有跟隨物資入庫的銷售發(fā)票。
3.2. 對供方送驗的物資，清點數(shù)量后在供方送貨單上簽收，存放在待檢區(qū)，并登記備忘帳記錄。送檢材料經(jīng)質(zhì)檢員檢驗合格后，可辦理入庫手續(xù)，入庫時應(yīng)按檢驗后的材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量在“材料入庫單”上準確、完整填寫，不得隨意更改、省略。對不合格的材料及時辦理清退手續(xù)。
3.3. 材料會計辦理入帳時必須具備以下證明：
3.3.1.有倉庫開具的材料入庫單。
3.3.2.有跟隨入庫單的銷售發(fā)票。
3.3.3.有質(zhì)檢部門的合格證明。
3.3.4.入庫單與發(fā)票須經(jīng)材料會計審核簽章后方可到資財部入帳或付款。
3.4. 物資到公司經(jīng)質(zhì)檢合格，先辦理入庫手續(xù)。倉庫管理員應(yīng)建立備忘帳戶，在每月結(jié)帳時倉庫管理員應(yīng)與材料會計進行入庫與入帳未達調(diào)整登記。
3.5. 鏍栓鏍母、五金電器、其他材料等零星小額物資購入，憑經(jīng)過批準的“臨時材料采購計劃”辦理入庫。沒有跟隨“臨時材料采購計劃”的購入物資倉庫管理員必須拒絕入庫。
3.6. 生產(chǎn)用氮氣、氬氣、氧氣等氣體入庫，由倉庫管理員清點數(shù)量后開具入庫單入庫，質(zhì)檢員對入庫的氣體進行抽查確認。（目前由于沒有倉庫儲存，可由倉庫管理員在送貨單上簽字，并經(jīng)使用部門簽字驗收后，客戶憑送貨單到倉庫開具入庫單。）空瓶出廠須經(jīng)倉庫管理員檢驗清點后，再到生產(chǎn)科開具出門證出廠。
3.7. 公司內(nèi)部需要送外維修的設(shè)備、工具及廢舊物資回收到倉庫時，應(yīng)辦理入庫手續(xù)，倉庫管理員必須開具“維修設(shè)備、工具入庫單”、“廢品廢料入庫單”，入庫單只計數(shù)量不計金額。出庫時除金額不開具外，其他手續(xù)按正常出庫同樣辦理。對維修設(shè)備、工具送修前入庫與送修后入庫都必須進行標牌，標清送修部門、日期，及出修日期、修復(fù)日期。材料會計應(yīng)單獨建立設(shè)備工具維修帳冊、廢舊物資帳冊，專門管理此類物資的數(shù)量及收發(fā)存情況。
4. 庫存物資保管：
4.1. 入庫后的物資必需按物資的名稱、規(guī)格、型號、用途等進行合理分類、編排、堆放、制訂標識，使物資在倉庫中排列整齊；堆放有序；標識清楚；盤點容易；領(lǐng)發(fā)便利。
4.2. 材料應(yīng)按“先進先出”原則擺放，并加有標識，保證發(fā)料時做到先進先出。
4.3. 對易燃、易爆等危險物品必需符合消防安全管理規(guī)定進行保管和領(lǐng)用。
4.4. 對易損壞或易變質(zhì)物資應(yīng)有防護措施，并隨時檢查了解情況。對失效變質(zhì)材料及時隔離防止混用。
4.5. 對有使用時限的材料，要標明失效時間。并按適宜時間間隔檢查庫存狀況，以便及時發(fā)現(xiàn)變質(zhì)情況。
4.6. 對庫存的物資，倉庫管理員必須進行循環(huán)盤點，每種物資每年盤點不少于一次，保證帳物相符。公司將隨時進行抽查，考核。
4.7. 庫房的安全是庫存物資安全的基本保障。倉庫管理員必需經(jīng)常檢查庫房情況，注意門窗安全，做好防火、防盜，保證庫存物資安全。
5. 物資出庫：
5.1. 倉庫物資的保管領(lǐng)用應(yīng)視同現(xiàn)金的保管領(lǐng)用，而且比現(xiàn)金的保管領(lǐng)用更具有復(fù)雜性。因此，對倉庫物資的領(lǐng)用必須進行嚴格的管理和控制。各分公司生產(chǎn)科每月編制月“材料耗用計劃”經(jīng)公司批準后，有關(guān)部門都必須按計劃進行管理或耗用。為了使材料管理具體化，根據(jù)目前公司物資購儲情況，將庫存物資分為A、B、C、D四大類，（詳見由生產(chǎn)科編制的物資分類表）。A類物資是生產(chǎn)產(chǎn)品的主要原材料。B類物資是生產(chǎn)產(chǎn)品的輔助材料。C類物資是不直接形成產(chǎn)品但為產(chǎn)品生產(chǎn)服務(wù)其他材料。D類物資是?？匚镔Y。通過對物資的分類后，領(lǐng)用倉庫物資必須具備以下手續(xù)：
5.1.1.A類物資。倉庫管理員根據(jù)制造部編制的“材料耗用計劃”控制本月主要原材料領(lǐng)用量，不得超計劃發(fā)料。如要調(diào)整領(lǐng)用量應(yīng)由生產(chǎn)科另下計劃通知。分廠、車間領(lǐng)用主要原材料時由分廠領(lǐng)料員填寫領(lǐng)料申請單，分廠廠長或車間負責人簽批。
5.1.2.B類物資。在“材料耗用計劃”內(nèi)已下達的由分廠管理審批，沒在計劃內(nèi)下達的由生產(chǎn)科管理審批。審批時必須嚴格根據(jù)生產(chǎn)用量，按月、星期、天進行控制，不得一次大量批領(lǐng)，以免造成流失和浪費，導(dǎo)致成本失控。
5.1.3.C 類物資。由領(lǐng)用單位或領(lǐng)用人向本部門申請，經(jīng)本部門負責人簽審后再由分公司生產(chǎn)科審批。低值易耗品（如工具、刀具、量具、檢測儀器等）的領(lǐng)用，由分公司生產(chǎn)科審批并進行登記。如是二次領(lǐng)用要求以舊換新，無舊調(diào)換的按折舊賠償辦法，由分公司生產(chǎn)科標價（參照“低值易耗品計價與折舊計算表”）送財務(wù)科在工資中扣賠。
5.1.4.D類物資。屬于?？匚镔Y非經(jīng)公司授權(quán)任何人都不得簽批領(lǐng)用。如勞保用品必須按公司發(fā)放標準審批發(fā)放。電器材料必須由電工集中領(lǐng)用。電工領(lǐng)用前先填寫“耗用器材預(yù)領(lǐng)單”，向倉庫預(yù)領(lǐng)可能安裝或更換的器材，在每次工作完成后由檢修單位的組長、工段長或部門負責人在“電器安裝檢修單”上簽字證明實際耗用數(shù)，電工按實際耗用的數(shù)量，到倉庫開出庫單結(jié)帳。多余材料可以結(jié)轉(zhuǎn)下次使用亦可退庫。其他專控物資的簽批人和領(lǐng)用人由公司另外通知倉庫管理員遵照執(zhí)行。
5.2. 對外出售的物資由銷售公司、分公司生產(chǎn)科辦理，材料會計按庫存金額核價并加收不少于25%的稅費。倉庫管理員憑資財部收款發(fā)票或收款蓋章給予發(fā)貨。對配套整機的外購物資按公司的產(chǎn)品定價出售。顧客另購的配件同樣按出售物資處理。
5.3. 開具領(lǐng)料單時材料會計應(yīng)根據(jù)“領(lǐng)料申請單”上的內(nèi)容，嚴格進行審核，要特別注意有無批準人的簽名，同時批準人有無越權(quán)審批，如違反“倉庫物資管理規(guī)定”進行領(lǐng)料，材料會計可以拒絕開票，倉庫管理員有權(quán)拒絕發(fā)料，并向主管領(lǐng)導(dǎo)反映。
5.4. 物資出庫必須做到先進先出，以防變質(zhì)。
6. 庫存盤點與盈虧處理：
6.1. 倉庫管理員除每月循環(huán)自行盤點庫存，隨時記錄盈虧情況外，公司每年組織有關(guān)部門進行不定期抽查，抽查面要求不少于20 %，發(fā)現(xiàn)問題可以擴大抽查面，必要時進行全面盤查。
6.2. 倉庫管理員在自查中發(fā)現(xiàn)物資盈虧損情況，應(yīng)該開列清單及時向主管部門申報，再由主管部門會同有關(guān)部門一起進行核查，核查屬實后，提出處理意見向公司報告等待批復(fù)處理。
6.3. 公司組織抽查發(fā)現(xiàn)問題時，必須開列清單作出記錄，還要求倉庫管理員當面核對并與抽查人員一起簽字確認。抽查人員應(yīng)及時將抽查情況匯編上報公司。公司根據(jù)實際情況對倉庫管理員應(yīng)負的責任大小作出相應(yīng)處理，因管理不善造成的虧損，倉庫管理員應(yīng)于全額賠償。
6.4. 經(jīng)盤點后反映的庫存物資盈虧損情況，在公司處理意見批復(fù)后，有關(guān)管理部門應(yīng)及時進行帳戶調(diào)整。經(jīng)調(diào)整后的帳戶必須做到帳帳相符，帳實相符。
7. 票證、單據(jù)、統(tǒng)計表的傳遞與報送：物資購發(fā)存管理是經(jīng)過必需的票證、單據(jù)和表報傳遞來完成。票據(jù)與表報傳遞的準確性、完整性、及時性是反映物資管理情況的重要依據(jù)。因此，票據(jù)與表報的傳遞必須認真填寫，嚴格審查，準時報送。有關(guān)的票據(jù)報表的傳遞與報送要求如下：
7.1. 物資采購計劃。每月由分公司生產(chǎn)科編制，公司簽發(fā)。并在頭月月底前下達。
7.2. “材料耗用計劃”。每月由分公司生產(chǎn)科編制，公司簽發(fā)并在頭月月底下達。
7.3. “臨時材料采購計劃”。凡不在計劃內(nèi)下達采購的其他另星物資及倉庫限量內(nèi)的常備物資，由采購員，倉庫管理員填報，由分公司生產(chǎn)科、財務(wù)科審核簽批，不在計劃內(nèi)的大宗物資采購由生產(chǎn)科、財務(wù)科審核、公司分管負責人簽批。
7.4. 購貨合同。凡大金額，大批量采購的物資，以及經(jīng)常性長期委托加工的外協(xié)件，必須訂立合同（協(xié)議）。合同的簽訂程序按公司規(guī)定進行，合同（協(xié)議）公司至少留存一式二份，一份經(jīng)辦部門留存，一份送財務(wù)科備存，用于審核付款。
7.5. “材料入庫單”。為一式四聯(lián)單，一聯(lián)開票人留存，一聯(lián)記帳，二聯(lián)隨發(fā)票傳遞作為入帳或付款的依據(jù)。入庫單由倉庫管理員開具。
7.6. 入庫物資質(zhì)量檢測報告。由質(zhì)檢部門開出，用于重要物資的質(zhì)量檢測鑒定或公司指定的專檢物資的質(zhì)量檢測鑒定，隨發(fā)票入帳或付款。一般物資通過質(zhì)量檢測驗收后，質(zhì)檢員在入庫單上簽字（蓋章）生效。
7.7. 購貨發(fā)票。跟隨入庫單傳遞，作為入帳付款的依據(jù)。
7.8. “材料出庫單”。一式四份，一份開票人留存，一份用于領(lǐng)用物資，并由倉庫管理員留存?zhèn)洳椋萘舨牧蠒嬏?。每月倉庫管理員編報月報表，經(jīng)過材料會計審核簽名（蓋章）后，附一份出庫單送財務(wù)科或領(lǐng)用單位記帳、復(fù)核、存查。物資出庫單由材料會計開具。
7.9. “調(diào)撥單”。是公司內(nèi)部因管理、生產(chǎn)等需要在各倉庫、分公司之間轉(zhuǎn)移物資的依據(jù)，由倉儲開具。對外因代銷串換等調(diào)撥物資，須經(jīng)公司審批，并附必要的合同（協(xié)議）。
7.10. “維修設(shè)備、工具入（出）庫單”“廢品廢料入（出）庫單”一式三份；領(lǐng)入庫人一份、材料會計一份、倉庫一份。
7.11. 物資倉庫月報表。由倉庫管理員每月28日前匯編好，報送材料會計處。
7.12. 月度物資耗用匯總表：每月由材料會計匯編，每月30日前報到財務(wù)科，同時按各分公司核算的需要，將“月度分廠物資耗用表”送分廠。
7.13. 庫存Ａ類物資月報表。由Ａ類物資倉庫管理員編報，每月23日前報送到財務(wù)科，用于編制下一個月生產(chǎn)計劃、物資采購計劃及物資耗用計劃。
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