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高效會議管理課程大綱

課程背景：
如果你是一個普通職員，你一生中用來開會的時間，保守地估計也有4000小時；如果你是一個中層管理者，每周可能有35%的時間用于參加和主持各種會議；如果你是一個高層管理者，則可能超過50%；從財務數(shù)字來講，大多數(shù)組織直接花在開會上的費用占人事辦公費用的7-15%。
會議作為企業(yè)內(nèi)部溝通與決策的關鍵環(huán)節(jié)，其效率與效果直接影響到企業(yè)的運營效能與競爭力。然而，傳統(tǒng)會議模式往往面臨時間安排不合理、參與者準備不足、會議過程缺乏互動、會后執(zhí)行跟進不力等問題，導致會議成效大打折扣。隨著人工智能技術的飛速發(fā)展，AI為會議管理帶來了前所未有的革新機遇，通過智能化工具優(yōu)化會議流程、提升會議質(zhì)量、增強團隊協(xié)作，成為現(xiàn)代企業(yè)管理的新趨勢。
因此，會議是企業(yè)管理中的重要工作內(nèi)容。會議的實質(zhì)是什么？會議與領導有什么密切關系？如何有效運用會議管理達到事半功倍的預期目的？如何掌握開會的藝術，成為會議高手？如何借助AI為會議管理帶來了革命性的改變，通過智能化工具優(yōu)化會議流程、提升會議質(zhì)量、增強團隊協(xié)作，進而實現(xiàn)企業(yè)資源的高效利用？
本課程的會議管理與現(xiàn)場模擬將帶給你實際、實用、實戰(zhàn)的價值！同時開拓視野借助AI技術優(yōu)化會議管理，提升會議效率與成果，促進企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

課程收益：
●掌握會議策劃與籌備的關鍵步驟，確保會議目標明確、議程合理
●學會運用會議管理工具，如會議軟件、AI工具等，提高會議效率
●提升會議主持與引導技能，增強團隊參與度，使會議決策更加民主高效
●掌握會議決策與執(zhí)行策略，確保決策得到有效執(zhí)行，提升執(zhí)行率
●掌握會議評估與反饋方法，持續(xù)優(yōu)化會議管理流程，提升會議質(zhì)量
●通過案例分析，學會5種應對會議中突發(fā)狀況的策略

課程對象：企業(yè)各層級管理者、團隊領導與項目負責人、會議組織者、秘書或行政人員

課程大綱
第一講：會議管理定位：職場協(xié)作的“導航儀”
導入案例：根據(jù)一個會議需求案例回答以下問題
一、職場協(xié)同的“指揮棒”
1、 管理手段：承上啟下、監(jiān)督控制
2、 存在標志：架構(gòu)、管理、分配
3、 溝通形式：傳達、協(xié)調(diào)、互助、求解
二、會議管理的“雷區(qū)”與“燈塔”
互通研討：長期以來我們都是怎么開會的？
情景案例：“開會比較煩”的小王
四大怪現(xiàn)象：參而不議，議而不決，決而不行，行而無果
1、 目的不清：為什么要開這個會
2、 準備不足：臨時決定匆忙上陣
3、 領導不助：重要角色經(jīng)常缺席
4、 方法欠缺：主持不力經(jīng)常跑偏
5、 常見誤區(qū)剖析：從冗長到無效的會議
6、 高效原則指引：目標、參與、執(zhí)行的三角支撐
三、識別會議的種類
1、 按時間分：晨會、夕會、周會、月度會、季度會、年度會
2、 按參會人分：外部會、內(nèi)部會、全員會、部門(小組)會
3、 按形式分：例行會、辦公會、臨時會
4、 按內(nèi)容分：布置會、動員會、匯報會、協(xié)調(diào)會、總結(jié)會、研討會、培訓會
5、 按類型分：溝通型、管理型、決策型
小組討論：我們都有哪些會議？哪些會議要開？哪些會議可以不開？

第二講：會議策劃：打造精準高效的“會議藍圖”
一、會議目標的“SMART”羅盤
1、 SMART原則深入解析
2、 目標設定的誤區(qū)：如目標過于寬泛、不可衡量等
3、 目標與業(yè)務戰(zhàn)略對接
實操練習：分組進行，每組根據(jù)給定的業(yè)務背景設定會議目標，并應用SMART原則進行修正和優(yōu)化。
二、議程設計的“藝術”
1、 會議流程設計原則：邏輯性、連貫性、高效性等
2、 “黃金分割”原則：高潮與低谷合理分布
3、 互動環(huán)節(jié)設計：小組討論、角色扮演、問答環(huán)節(jié)等
案例分析：分析成功與失敗的會議流程設計案例
三、集結(jié)號令：確定會議參與人員
1、 參會者選擇標準：相關性、專業(yè)知識、決策權(quán)、影響力
2、 分配明確的角色與職責，如主持人、記錄員、發(fā)言人等
3、 賦能參會者：如提供必要的信息、培訓、支持、激發(fā)參會者參與度
實戰(zhàn)演練：進行參會者選擇與賦能的實操練習，通過角色扮演和反饋機制提升技能

第三講：會議過程管理：高效推進的法寶
一、三個會議階段的管理
1、 會前準備：5個關鍵準備
工具：會議準備的5W1H法
2、 會中控制：3個關鍵節(jié)點
3、 會后管理：3個關鍵落實
互動研討：高效會議紀要是什么樣子的？
二、成功會議的六步策略
1、 流程管理：會議可以程序化嗎？
1）研討會：頭腦風暴法、團隊共創(chuàng)法
2）總結(jié)會：AAR復盤法、項目復盤畫布
3）創(chuàng)意會：群策群力、*屋法
2、 做開場白：主持人如何做開場？
視頻案例：國內(nèi)某企業(yè)高管的會議開場白
情景模擬：要組織部門季度總結(jié)會，如何開場？
3、 發(fā)言時間：如何分配發(fā)言時間？
4、 議事進度：如何控制會議進度？
兩種模式：語言方式、非語言方式
5、 決策方式：如何達成共同協(xié)議？
工具：彼德·*決策法
問題：如何把任務變成動作？
1）4種群體決策：權(quán)威、少數(shù)服從多數(shù)、共識、無異議
2）4種團隊決策法：通用原則、名義小組、頭腦風暴、拇指規(guī)則
案例分析：工藝重組的討論會
會議決策工具：6頂思考帽
6、 結(jié)束會議：有頭有尾的什么樣？
工具：高效會議的7個凡是，7個必有
觀點：開會+不落實=零，布置工作+不檢查=零
工具/演練：復盤：一個研發(fā)項目結(jié)束后，如何開一個有價值的項目總結(jié)會？
三、成功會議進行技巧
1、 會議中的溝通技巧
2、 會議中的反饋技巧
3、 會議中傾聽的技巧

第四講：會議主持：成為引導討論的“魔術師”
一、如何成為優(yōu)秀的會議主持人
1、 把控好會議的三個階段
1）開始階段——銀瓶咋裂
2）進行階段——擲地有聲
3）收尾階段——一錘定音
現(xiàn)場討論：不同類型會議的時間分配
2、 如何處理會議中的意外情況
1）與“cicada蟬”相遇
2）與“shark鯊魚”相遇
3）與“donkey驢”相遇
4）與“crab螃蟹（跑題者）”相遇
5）遭遇“rabbittracking兔子般追蹤”
情景模擬：三方協(xié)調(diào)會議如何開
二、討論引導的“魔法棒”
1、 提問的藝術
1）封閉式提問     2）開發(fā)式提問
3）引導式提問     4）聚焦式提問
現(xiàn)場練習：設計會議中提問的問題
2、 關鍵的溝通技巧——認真聆聽
1）準確理解對方全部的信息
2）深度傾聽3R原則
3）非語言溝通
4）先尋求理解他人，再被他人理解
5）鼓勵對方表達自己想表達的內(nèi)容
小組討論：阻礙傾聽的行為有哪些
現(xiàn)場演練：我該如何傾聽比較好？
3、 克服潛在偏見的五個策略
策略1：注意初念
策略2：運用邏輯
策略3：暫停一下
策略4：忽視偏見
策略5：異中求同
案例討論：他在會議中出現(xiàn)了什么問題？
三、參與度提升的“催化劑”
1、 促進參與的聚焦式對話
1）聚焦式會話的起源
2）事實層面：讓學員覺察事實，真實呈現(xiàn)
2）反應層面：學員說出感受，表達觀點
3）詮釋層面：學員深刻反思，找到根源
4）決定層面：基于以上環(huán)節(jié)作出客觀的決定
5）聚焦式會話的流程設計
2、 團隊共創(chuàng)法
1）引導面對挑戰(zhàn)     2）創(chuàng)新頭腦風暴     3）想法歸類組合
4）轉(zhuǎn)化動賓結(jié)構(gòu)     5）靶心圖找重點
現(xiàn)場練習：應用工具每組選一個課題進行練習

第五講：決策與執(zhí)行：構(gòu)建會議成果的“落地橋”
一、決策制定的“智慧矩陣”
小組討論：為什么會議過程難做決策
1、 決策方法的選擇與應用
1）決策樹工具（如Excel中的決策樹模板、專業(yè)決策樹軟件）
2）SWOT分析工具（用于評估內(nèi)外部因素）
3）項目管理軟件（如Trello、Asana，用于任務分配和跟蹤）
2、 公正與效率的雙重保障
3、 行動計劃的“施工圖”
4、 任務拆解與責任鎖定：WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）
二、執(zhí)行跟蹤的“儀表盤”
1、 進度監(jiān)控與問題預警
2、 調(diào)整策略與應對機制
3、 反饋機制的“雙向通道”
4、 反饋的收集、分析與響應
5、 建立持續(xù)改進的閉環(huán)
三、會議效果的“量化鏡”
1、 評估指標體系的構(gòu)建
2、 直接成本
3、 間接成本
4、 會議效率
案例：會議成本計算公式
工具：會議成效自檢表

第六講：技術賦能：會議管理的“科技翅膀”
一、AI在會議管理中的角色與價值
小組討論：如何借助AI提升會議管理效率？
1、 AI在會議活動中的使用場景
1）助力會議策劃
2）生成會議相關材料
3）實時會議分析
4）會議實時記錄
5）語言翻譯和輔助功能
6）會議總結(jié)紀要
2、 AI在會議管理中的角色與價值
3、 AI重塑會議管理流程
二、AI在會議管理中提質(zhì)增效
1、 優(yōu)化會議流程與提升效率
1）會前準備：會議流程設計、日程安排、資料準備
2）會中管理：增強互動與決策效率
3）會后跟進：自動化任務分配與反饋收集
案例分析：成功應用AI提升會議效率的實例
分組實操：使用AI工具進行會議籌備模擬
分組實操：設計一次AI輔助的會議流程
2、 在會議中運用AI如何助力高效決策
1）AI在會議決策中的角色與價值
2）利用AI進行會議數(shù)據(jù)深度分析
3）決策建議生成：基于數(shù)據(jù)分析的決策支持模型
3、 展望未來：AI在會議管理中的新趨勢與機遇

高效會議管理課程大綱