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行政工作統(tǒng)籌管理公開課

【課程背景】：
行政管理是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。
行政管理的廣度，涉及到一個企業(yè)運作的全部過程；行政工作的深度，又關(guān)乎到企業(yè)各個板塊的管理效率，還有許多局外人難以想象的細(xì)枝末節(jié)。企業(yè)的行政管理如此重要，卻很少人能以統(tǒng)籌的思維來開展工作，或者是有想法，沒辦法。
面對大量繁瑣的事務(wù)性工作，如何擺脫被動局面，主動掌握工作節(jié)奏，從容應(yīng)對突發(fā)問題，有效協(xié)調(diào)各方資源，使行政工作真正成為經(jīng)營管理的好幫手。本課程將幫助行政管理者排除上述困惑，提升行政工作的統(tǒng)籌管理能力，*地應(yīng)對突發(fā)問題。

【課程收益】：
1、學(xué)習(xí)行政統(tǒng)籌的基本認(rèn)知；
2、了解行政統(tǒng)籌的內(nèi)涵和范圍；
3、掌握大型會議管理流程；
4、掌握企業(yè)溝通渠道建立的方法。

【課程對象】：
辦公室主任/行政后勤管理者/行政文秘/助理

【課程大綱】
一、關(guān)于行政統(tǒng)籌的基本認(rèn)知
1、當(dāng)前環(huán)境下行政管理的轉(zhuǎn)型
（1）從管家型到樞紐型
（2）從經(jīng)驗管理到科學(xué)管理
（3）從被動執(zhí)行到主動推進(jìn)
2、行政統(tǒng)籌的績效價值
（1）協(xié)調(diào)的功能
（2）優(yōu)化的功能
（3）執(zhí)行的功能
（4）服務(wù)的功能
3、行政管理工作的困擾及其應(yīng)對
（1）工作內(nèi)容和效果的無形性
（2）任務(wù)的被動性和突發(fā)性
（3）外界對其管理效果評價的主觀性
（4）管理特征的政策性和協(xié)調(diào)性
4、行政統(tǒng)籌管理的領(lǐng)域
（1）?硬件—辦公環(huán)境、辦公設(shè)施、后勤資源
（2）軟件—管理效率、工作流程、預(yù)見性管理
（3）人員—工作心態(tài)、服務(wù)意識、習(xí)慣、個性
5、審視行政部門存在的價值
（1）努力發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門的需求-?避免被邊緣化
（2）努力滿足企業(yè)運作的核心需求－被高層所依賴
（3）努力創(chuàng)造企業(yè)和業(yè)務(wù)部門的需求－凸顯自身價值

二、企業(yè)運營的統(tǒng)籌管理
1、事務(wù)性工作的統(tǒng)籌管理體系
（1）建立管理法規(guī)
（2）量化管理標(biāo)準(zhǔn)
（3）制作點檢工具
（4）完善抽查記錄
2、辦公環(huán)境的統(tǒng)籌管理
（1）辦公環(huán)境管理的特點和難點
①繁雜、瑣碎
②突發(fā)性、被動型
（2）如何保證管理的有效性
①使任務(wù)可視化－除去感覺和經(jīng)驗導(dǎo)致的盲區(qū)
②制作管理工具－降低檢查和監(jiān)督的成本
③建立工作標(biāo)準(zhǔn)－保證執(zhí)行過程的可操行性
（3）有效管理標(biāo)準(zhǔn)的特征
①可衡量－能夠量化到點
②可檢驗－不能產(chǎn)生爭議
③可追溯－便于檢查監(jiān)督
（4）管理效果的檢驗
①復(fù)雜的事情簡單化
②簡單的工作流程化
③讓經(jīng)驗可以復(fù)制
④降低對人的依賴
演練：行政事務(wù)管理工具的演示及制作
案例：洗手間管理文化
3、其他行政事務(wù)的管理規(guī)范
（1）飯?zhí)霉芾硪?guī)范（作業(yè)、衛(wèi)生、安全、采購）
（2）保安管理規(guī)范（培訓(xùn)、安全、工作標(biāo)準(zhǔn)）
（3）公務(wù)車管理規(guī)范（司機(jī)培訓(xùn)、考核）
（4）前臺管理規(guī)范（禮儀、標(biāo)準(zhǔn)化）?
4、會議籌劃與管理
（1）會議的行政籌劃與準(zhǔn)備
①企業(yè)會議類型
②各類會議的籌劃要點
③會議席位的禮賓次序
④為效果服務(wù)的幾種會場模式
（2）行政例會效果的管理與控制
①摩氏會議效果評鑒法
②科學(xué)的會議紀(jì)要模板
③會議決議的跟進(jìn)和督辦

三、跨部門工作任務(wù)的統(tǒng)籌管理
1、行政溝通協(xié)調(diào)的困擾和難點
（1）垂直指揮系統(tǒng)的作用有限，缺乏強(qiáng)制力
（2）職能分工不合理，導(dǎo)致部門利益沖突
（3）職權(quán)劃分不清晰,有責(zé)任盲點或空白區(qū)
（4）組織資源稀缺，導(dǎo)致無序競爭和掠奪
（5）人性的弱點---盡可能把責(zé)任推給他人
2、科學(xué)管理的思路與方法
（1）科學(xué)代替經(jīng)驗，用清晰的工作流程避免責(zé)任的盲區(qū)
（2）理性代替感性，用清晰的任務(wù)劃分避免部門間推諉
（3）?高效率代替隨意性，用重組和優(yōu)化手段避免工期延誤
3、情景演練：企業(yè)年會統(tǒng)籌策劃案、科學(xué)的會議統(tǒng)籌流程
（1）分解任務(wù)－使大型任務(wù)變成每一項清晰具體的活動
（2）制作工作包－明確各協(xié)作部門的管理責(zé)任和資源配置
（3）制作管理網(wǎng)絡(luò)圖－各項任務(wù)的完成時限和相互制約的關(guān)系清晰化
（4）關(guān)鍵任務(wù)管理—保證監(jiān)督檢查和特殊問題統(tǒng)籌到位

四、有效的行政溝通與協(xié)調(diào)
1、構(gòu)建企業(yè)的溝通網(wǎng)絡(luò)—提升部門管理威信
（1）建立清晰的管理系統(tǒng)－明確企業(yè)的匯報關(guān)系
（2）健全正式溝通路線－保證信息的權(quán)威性和嚴(yán)肅性
（3）建立正向的溝通渠道－傳遞公司的文化和管理主張
2、有效的對上溝通－獲得領(lǐng)導(dǎo)信任
（1）學(xué)會聽懂上級說話，不要想當(dāng)然
（2）問好問題，了解領(lǐng)導(dǎo)的真正需求
（3）有效表達(dá)，提高建議的采信率
（4）積極互動，引導(dǎo)上級的正確思路
（5）主動補(bǔ)臺，適應(yīng)不同上級的行為風(fēng)格
（6）嚴(yán)格職場操守，不參與辦公室政治
（7）承接任務(wù)三步驟
（8）工作匯報四原則
（9）接受指令五步法
3、有效的橫向溝通－獲得他人支持
（1）用好非職務(wù)權(quán)力，增強(qiáng)個人影響力
（2）分析對方的利益，啟動對方需求
（3）踩住對方的動力點，銷售你的主張
（4）了解并消除對方顧慮，促使對方參與
（5）衡量雙方優(yōu)先級，找到*公約數(shù)

【講師介紹】
金迎老師
職業(yè)素養(yǎng)訓(xùn)練導(dǎo)師
國家高級禮儀培訓(xùn)師
TTT國際職業(yè)培訓(xùn)師認(rèn)證講師
國家二級心理咨詢師 
企業(yè)行政管理培訓(xùn)專家
西安交通大學(xué)EMBA班客座導(dǎo)師 
曾任：
泰康人壽保險 培訓(xùn)經(jīng)理
長虹集團(tuán)辦公室主任
長安銀行 禮儀顧問
多年致力于行政管理、員工職業(yè)素養(yǎng)提升和禮儀培訓(xùn)，編導(dǎo)過多部服務(wù)行為規(guī)范及禮儀教學(xué)片，至今已培800多場次。8年以上心理援助輔導(dǎo)及咨詢經(jīng)驗。擁有扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)和豐厚的實戰(zhàn)經(jīng)驗。年均授課量在130天以上，課程能快速深入學(xué)員內(nèi)心，課程秉承“實際、實用、實效”的培訓(xùn)理念。課程和訓(xùn)練緊密結(jié)合企業(yè)實際需求及學(xué)員實際工作案例，累計培訓(xùn)過1萬余名企業(yè)員工，課程滿意度高達(dá)90%以上，深受學(xué)員和合作方好評。

行政工作統(tǒng)籌管理公開課