很多時(shí)候我們的主管不成熟，就是開會(huì)的時(shí)候是為了開會(huì)開會(huì)，每天必須得開個(gè)例會(huì)的。所以隨便聊一聊，每個(gè)人聊一聊又沒有解決問題，又沒有分享，大家就覺得挺浪費(fèi)時(shí)間的。中國我們很多管理者開的會(huì)議80%其實(shí)是些無效的會(huì)議。開會(huì)要符合5個(gè)W1個(gè)H
第一個(gè)W，就是WHY，就是我開會(huì)的目的是為了什么。你在會(huì)議的標(biāo)題里面就要寫上會(huì)議的目的是什么？很多人開會(huì)是沒有目的的。就是說今天開例會(huì)，今天開個(gè)會(huì)。然后很多人莫名其妙拿這個(gè)電腦進(jìn)去，都不知道今天開啥會(huì)，我怎么會(huì)不知道。主持人來以后，今天我們一個(gè)事情討論一下，那今天是要討論的事情，那到底想要解決什么問題呢？會(huì)議結(jié)束以后，想要達(dá)成什么目的依然是沒有的。所以你開會(huì)之前就告訴他會(huì)議的why，為什么開這個(gè)會(huì)。比如說我們現(xiàn)在遇到一個(gè)團(tuán)隊(duì)紀(jì)律很散漫的問題。今天我們通過會(huì)議討論，我們要形成一個(gè)公約。大家要確定以后關(guān)于這個(gè)紀(jì)律這個(gè)問題，我們以后該怎么做。每一個(gè)參會(huì)的人都會(huì)有準(zhǔn)備想想說說我的想法，這是第一個(gè)why,
第二個(gè)W，就是WHAT， 會(huì)議的任務(wù)。什么會(huì)議，與會(huì)議的每一個(gè)人都是要有任務(wù)的。比如說我發(fā)個(gè)會(huì)議出去，我告訴他，我希望每一個(gè)人都帶著你的一個(gè)建議進(jìn)來。我希望大家每一個(gè)人都帶著一個(gè)現(xiàn)在的現(xiàn)狀的問題進(jìn)來，這個(gè)就是任務(wù)。
第三個(gè)W，就是WHO，出席的人。作為組織這個(gè)會(huì)議的人，一定要想明白這個(gè)人進(jìn)來他到底進(jìn)來的貢獻(xiàn)是什么，他是要來參與決策的，還是要來探討的，他是不是必要的。一個(gè)人一定要多問幾遍，這個(gè)人是不是必要的，非必要一定不要讓他來參加。因?yàn)槿嗽蕉?，效率越低，而且?duì)參加的人他滿意度很低，浪費(fèi)他的時(shí)間。
第四個(gè)W，就是WHEN，什么時(shí)候。什么時(shí)候這個(gè)問題，我們很多的會(huì)議組織者只會(huì)通知下午兩點(diǎn)鐘開會(huì)，某某會(huì)議室沒了，兩點(diǎn)鐘開會(huì)幾點(diǎn)鐘結(jié)束。不知道人家后面的時(shí)間不知道怎么安排。所以有些公司只要老板一通知開會(huì)，兩點(diǎn)鐘開會(huì)基本上。他們就會(huì)把整個(gè)下午的時(shí)間都不敢做安排了。因?yàn)椴恢览习鍘c(diǎn)鐘結(jié)束，這個(gè)就很糟糕。開會(huì)的時(shí)間一定有開始時(shí)間，還有會(huì)議的結(jié)束時(shí)間必須得約束。
第五個(gè)W，就是WHERE，就是在什么時(shí)間，多少規(guī)模。
一個(gè)H就是HOW，會(huì)議的形式。會(huì)議的形式那就是92%的會(huì)議組織者都不會(huì)講的。只是說開一個(gè)會(huì)，你的會(huì)議的形式有哪些？
1、頭腦風(fēng)暴會(huì)。就是說每一個(gè)人都是要準(zhǔn)備自己的一些一兩個(gè)想法進(jìn)來的。不能說到了以后再想，到了以后當(dāng)然會(huì)想，但是你還是要有準(zhǔn)備。
2、共同決策會(huì)。如果是共同決策的一個(gè)會(huì)議，那么你會(huì)前是要發(fā)資料的，你是讓大家去看過一些資料，進(jìn)來以后可以高效的開始說自己的一個(gè)決策意見，而不是會(huì)上都在開會(huì)了。大家還在那翻資料，
3、宣講會(huì)。那么參會(huì)的人其實(shí)是一個(gè)被知會(huì)的對(duì)象。他既然這帶本子帶筆要去做記錄的，還有宣講會(huì)一般都會(huì)給大家一個(gè)提問時(shí)間。所以每個(gè)人可能會(huì)想，這個(gè)當(dāng)中用上去會(huì)有什么問題，他可能也是要去做一些準(zhǔn)備的。
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