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業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)

課程背景：
隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)范執(zhí)行，國(guó)家檔案局等部委、各地政府及企業(yè)均出臺(tái)了相應(yīng)的管理辦法，不斷規(guī)范各類檔案管理。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作中重要的組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開發(fā)項(xiàng)目由于其規(guī)模大、工期長(zhǎng)，執(zhí)行過程中形成的材料多，特別是由于其關(guān)聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，檔案管理難度較大。如何識(shí)別各類檔案性質(zhì)，對(duì)檔案進(jìn)行恰當(dāng)分類？怎樣做好房地產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范化、信息化、安全化，怎樣發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案管理在本單位業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中的作用？。。。本課程回答上述問題，幫助您快速掌握檔案管理實(shí)務(wù)，快速建立本單位業(yè)務(wù)檔案管理流程。
課程收益：
.熟練掌握檔案的定義及分類辦法，對(duì)本地產(chǎn)企業(yè)的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類；
.把握檔案管理的原則及流程；
.有效提升快速建檔、安全管理及檔案利用三大水平；
.解讀電子化檔案管理事務(wù)，提升本單位特殊載體檔案的管理能力。
課程時(shí)間：2天，6小時(shí)/天
課程對(duì)象：房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)涉及業(yè)務(wù)檔案管理的人員。
課程方式：1.主題講授；2.案例研討；3.視頻欣賞；4.分組演練

課程大綱：
前言：
案例：2016年一起北京市擅自銷毀工程建設(shè)審批檔案的違法案件啟示
第一講：庫里乾坤大——檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)
一、關(guān)于檔案管理
1.檔案的起源與沿革：
1）中國(guó)甲骨文與古代埃及的石碑
2）什么是檔案，什么是企業(yè)檔案？
a定義：指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。
b屬性分解：當(dāng)時(shí)性、親自性、真實(shí)性、記錄性
2.檔案管理
1）定義：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。
2）檔案管理六大工作內(nèi)容：
a收集
b整理
c鑒定
d保管
e統(tǒng)計(jì)
f利用
現(xiàn)場(chǎng)問答：您在自己的檔案管理工作中，6大工作哪一項(xiàng)最難？

二、詳解《檔案分類規(guī)范》
1.法律運(yùn)用
1）《工業(yè)企業(yè)檔案分類實(shí)行規(guī)則》（國(guó)檔發(fā)【1991】20號(hào)）
2）《企業(yè)檔案規(guī)則規(guī)范》（DA/T42-2009）分類
3）十大一級(jí)類目
案例：圖表詳解
研討：請(qǐng)談一談檔案與文件的區(qū)別？
研討：合同檔案要不要單獨(dú)成一大類？
4）檔號(hào)與檔號(hào)編制原則
a檔號(hào)與檔案類別號(hào)、文件編號(hào)的區(qū)別
b檔號(hào)編制的原則
案例：對(duì)全宗號(hào)的理解
2.解讀四種通用檔案
1）文件類檔案
2）會(huì)計(jì)檔案
a會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；
b會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。
c財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
3）員工檔案
4）特殊載體檔案
案例研討：您單位的聲像檔案有哪些？實(shí)物檔案有哪些？
案例研討：哪幾類是企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案?

第二講：卷中日月長(zhǎng)——房地產(chǎn)企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)務(wù)運(yùn)用
一、把握檔案管理六原則：全面、職能、特點(diǎn)、聯(lián)系、方便、協(xié)調(diào)
1.以全部檔案為對(duì)象
2.依據(jù)企業(yè)管理職能
3.結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn)
4.保持檔案材料的內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系
5.方便管理與利用
6.協(xié)調(diào)統(tǒng)一、不隨便改動(dòng)

二、做好檔案管理六環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用
1.收集：檔案管理工作的實(shí)際起點(diǎn)
案例討論：公司項(xiàng)目多部門多，如何才能確保資料收集完整及時(shí)？
兩種形式：
一是對(duì)內(nèi)收集。即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內(nèi)各部門形成的文件材料；
二是對(duì)外收集。即企業(yè)根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策和規(guī)定，對(duì)外單位保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購買或接收。
1）收集工作流程：符合前四步驟并完成最后一步驟
是否崗位發(fā)文——是否崗位辦理——是否崗位接收——是否不可或缺——是否完全不需要——是否部門核心數(shù)據(jù)
2）企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理總匯表（現(xiàn)場(chǎng)制作：分組按照范表討論并做出本單位匯總表）
2.整理
1）區(qū)分全宗
2）分類方案制定
3）類別號(hào)設(shè)定
4）檔案排列
5）檔號(hào)編制
6）互見號(hào)填寫
7）檔案編目
8）建立全宗卷
案例分析：文件檔案的整理要點(diǎn)——人有責(zé),時(shí)時(shí)有活兒,件件登記,年年整理.
現(xiàn)場(chǎng)練習(xí)：按照《企業(yè)檔案管理規(guī)范》DA/T 42 – 2009企業(yè)檔案一級(jí)類目和二級(jí)類目的劃分制作本單位的兩級(jí)目錄

3.鑒定
1）按鑒定時(shí)段包括：歸檔鑒定 到期鑒定
2）按鑒定內(nèi)容包括：價(jià)值鑒定 質(zhì)量鑒定 利用范圍鑒定
價(jià)值應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：是否具有法律依據(jù)性，是否屬于公司大事，是否具有通用性或示范性，是否屬于專利。
3）企業(yè)檔案部門對(duì)于歸檔鑒定要做的基本工作：
a區(qū)分檔案與非檔案。
b區(qū)分“*”與“非*”：是檔案的,一律長(zhǎng)期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀
c區(qū)分重要檔案和一般檔案：如何界定重要一般？
d區(qū)分要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。
e區(qū)分歸檔后會(huì)有動(dòng)態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。
f區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時(shí)保存一份紙質(zhì)檔案
4.保管
1）檔案、底圖、磁性載體文件的存放和重要檔案?jìng)浞菀螅?br /> 2）檔案修護(hù)要求；
3）庫房管理要求——“以防為主，防治結(jié)合”，確保檔案安全
4）排放與庫位管理：大流水排放、分類排放、流水與分類排放

5.統(tǒng)計(jì)
1）及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；
2）建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬；
a檔案館（室）藏情況
b年度入出庫情況
c檔案利用情況
d檔案專兼職人員情況
e檔案設(shè)施、設(shè)備情況
f檔案銷毀情況
3）保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性 ——進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析研究
6.利用：檔案管理的*目的
1）加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)；
a分為手工檢索系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)
b檢索信息要覆蓋全部館（室）藏
c檢索功能要匹配合理
2）設(shè)定利用者權(quán)限；
3）進(jìn)行利用登記；
4）采取多種方式；
5）編制各種實(shí)用匯編；
6）編寫初加工的專題材料；
7）編寫深加工的研究材料；
8）舉辦檔案陳列或展覽。

三、房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理制度編制
1.房地產(chǎn)企業(yè)檔案管控模式
1）檔案管理體系文件
2）檔案管理制度內(nèi)容
案例：萬科集團(tuán)檔案管理辦法
2.房地產(chǎn)企業(yè)的集團(tuán)管控模式應(yīng)對(duì)
1）異地公司檔案進(jìn)行管控
2）集團(tuán)管控模式下，集團(tuán)對(duì)異地公司檔案管控
四、房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)檔案管理
1.房地產(chǎn)企業(yè)合同與招采檔案管理
1）房地產(chǎn)企業(yè)的合同類別
2）合同管理流程
3）合同檔案檔號(hào)與合同編號(hào)
4）合同檔案整理
5）招標(biāo)采購方式解讀
a公開招標(biāo)與邀請(qǐng)招標(biāo)
b非招方式的采購
6）招標(biāo)采購檔案整理
案例：某房地產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目開發(fā)類合同分類

2.房地產(chǎn)企業(yè)的設(shè)計(jì)資料管理
1）工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)流程
2）房地產(chǎn)工程設(shè)計(jì)資料
3）工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料管理
研討：設(shè)計(jì)變更如何管理？
4）房地產(chǎn)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理
研討：設(shè)計(jì)任務(wù)書和審圖記錄要不要?dú)w檔
3.房地產(chǎn)企業(yè)工程結(jié)算檔案管理
1）工程結(jié)算資料分類
2）工程結(jié)算資料有效性管理
案例：某房地產(chǎn)企業(yè)工程竣工結(jié)算資料有效性管理作業(yè)指引
3）工程結(jié)算檔案檔號(hào)
4）工程結(jié)算檔案整理
4.房地產(chǎn)企業(yè)營(yíng)銷與客服檔案管理
1）營(yíng)銷與客服檔案分類
2）營(yíng)銷推廣類檔案整理
3）銷售類檔案整理
4）客戶信息檔案整理
5）客戶服務(wù)檔案整理
案例：某房地產(chǎn)企業(yè)客戶服務(wù)檔案管理辦法

5.房地產(chǎn)企業(yè)工程項(xiàng)目部資料管理
1）工程項(xiàng)目資料管理常見問題
2）工程項(xiàng)目資料管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)控制措施
案例：房地產(chǎn)企業(yè)工程項(xiàng)目部資料管理“亂象”
3）房地產(chǎn)企業(yè)工程項(xiàng)目部資料分類
案例：某房地產(chǎn)企業(yè)工程項(xiàng)目部資料清單
4）房地產(chǎn)企業(yè)工程項(xiàng)目部資料管理重點(diǎn)工作
案例：某項(xiàng)目工程會(huì)議紀(jì)要
案例：某項(xiàng)目工程例會(huì)督辦表
案例：某房地產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目文件編號(hào)規(guī)則
案例：某房地產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目文檔管理制度
5）工程項(xiàng)目部對(duì)施工單位、監(jiān)理單位資料管控
案例：某房地產(chǎn)企業(yè)與施工單位、監(jiān)理單位簽訂的“工程檔案管理協(xié)議”
6）房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)項(xiàng)目部文檔資料管理檢查
案例：某房地產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目部文檔管理檢查報(bào)告

6.房地產(chǎn)企業(yè)工程檔案如何歸檔整理
1）新版《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）簡(jiǎn)介
2）地方城建檔案館對(duì)工程檔案的歸檔要求
3）新版《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）條文講解
4）歸檔文件范圍
5）歸檔文件質(zhì)量要求
6）工程文件立卷
7）工程文件歸檔
8）工程檔案驗(yàn)收與移交
案例：房地產(chǎn)工程竣工檔案組卷整理法

五、房地產(chǎn)企業(yè)實(shí)務(wù)檔案管理：
1.房地產(chǎn)企業(yè)證照管理
1）房地產(chǎn)企業(yè)證照分類
2）房地產(chǎn)企業(yè)證照管理
案例：某房地產(chǎn)企業(yè)證照管理制度
2.房地產(chǎn)企業(yè)印鑒管理
1）房地產(chǎn)企業(yè)印鑒分類
2）房地產(chǎn)企業(yè)印鑒管理
案例：某房地產(chǎn)企業(yè)印鑒管理制度

六、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)
1.電子檔案基礎(chǔ)知識(shí)
1）電子檔案是具有保存價(jià)值的歸檔電子文件和相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。        ——《企業(yè)檔案工作規(guī)范》
2）電子檔案的類型：圖像、音頻、視頻、網(wǎng)頁。
2.檔案管理的信息化
1）檔案信息化的目標(biāo)與原則
2）電子文件的歸檔
3）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化
4）電子檔案的保管
5）檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)
6）檔案管理系統(tǒng)軟件

七、房地產(chǎn)檔案管理人員
1.職業(yè)素養(yǎng)
1）政策貫徹及法律運(yùn)用
2）日常工作
a負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)管理。
b做好“八防”工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。
3）素質(zhì)提升
a積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。
b樹立和加強(qiáng)保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。
2.管理技巧
1）實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則
2）提高紙質(zhì)檔案立卷質(zhì)量
3）加強(qiáng)對(duì)聲像資料的保護(hù)
4）“互聯(lián)網(wǎng)+”的運(yùn)用
結(jié)束：總結(jié)與互動(dòng)
1.您的收獲；
2.您的困惑。
3.今后怎樣投入檔案管理？

業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)