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客戶投訴處理流程培訓(xùn)

關(guān)于課程背景：
   客戶投訴的處置是企業(yè)挽留客戶最后的一道防線，其意義和價值不言而喻。但是伴隨著競爭加劇，客戶期望值的提高，投訴率的持續(xù)攀升已在所難免，而投訴處理的效果更是企業(yè)永遠的“痛”；
   因企業(yè)的資源有限，員工的經(jīng)驗不足，處理投訴的過程變得愈加艱難，甚至產(chǎn)生企業(yè)和員工對投訴的處理產(chǎn)生“恐懼感”。因此，企業(yè)投入大量培訓(xùn)資源，試圖降低投訴的處置成本，但培訓(xùn)效果卻不盡人意。
   投訴的處理是一個持續(xù)與客戶溝通的過程，離開了具體而真實的場景，去接受放之四海而皆準的真理，如同“高空射箭”，員工在傳統(tǒng)模式的學習現(xiàn)場可以提高知識的系統(tǒng)性，驗證過往經(jīng)驗，但回到現(xiàn)實工作中，面對各種行為風格、因各種理由投訴的客戶很難做到“知行合一”。

學員對象：客戶服務(wù)總經(jīng)理；客戶服務(wù)總監(jiān)；客戶服務(wù)部門經(jīng)理；客戶經(jīng)理；投訴處理專員；客戶服務(wù)骨干。

課程大綱
第一單元客戶投訴處理的技巧與方法（知識點） 
第一章當前市場環(huán)境下的客戶服務(wù)階段目標
一、為什么我們盡了力，客戶還不滿意？ 
1、當下客戶服務(wù)所面臨的挑戰(zhàn) 
2、客戶需求層次的改變 
3、客戶服務(wù)的瓶頸和出路
二、從防患未然到亡羊補牢 
1、最好的投訴處置是不使投訴產(chǎn)生 
2、客戶評價是他的體驗而不是你的付出 
3、在服務(wù)的每一個接觸點制造良性的心理刺激對當下客戶服務(wù)環(huán)境的有充分的認識，了解突破客戶滿意度瓶頸的方向
第二章客戶投訴的處置步驟與要點階段目標
一、如何在投訴處置中保持主動 
1、投訴有門 
2、快速反應(yīng) 
3、迅速止損 
4、重在受控 
二、投訴處置六部曲 
第一步：傾聽他的問題（開放式問題發(fā)泄情感） 
第二步：同情他的遭遇（復(fù)述問題表示理解） 
第三步：提出正確的問題（了解真實的需求） 
第四步：達成處理協(xié)議（讓客戶有選擇權(quán)） 
第五步：檢查協(xié)議執(zhí)行(首問責任制) 
第六步：修復(fù)關(guān)系（正面價值結(jié)束） 
三、投訴客戶的類型分析極其應(yīng)對讓學員掌握戶投訴處理的基本原則和方法，為下一步的演練打基礎(chǔ)
第三章專業(yè)化的溝通與個人影響力階段目標
一、通過個人影響力去有效引導(dǎo)客戶 
1、影響力是不易察覺的引導(dǎo)方法 
2、影響力是柔性溝通技術(shù)的核心能力 
二、投訴處理中與客戶溝通的三把利器 
1、你能聽懂客戶的意思嗎——聆聽技巧 
2、你能讓客戶說給你聽嗎——提問技巧 
3、你說的客戶能接受嗎——專業(yè)話術(shù) 
創(chuàng)建“相似性”的話術(shù) 
“迎合式的反對”的話術(shù) 
回避客戶“刁難”的話術(shù) 
三、面對不同行為風格的客戶的引導(dǎo)技巧 
1、對極其憤怒的客戶的引導(dǎo)；
2、對喋喋不休的客戶的引導(dǎo) 
3、對思維混亂的客戶的引導(dǎo)；
4、對有備而來的客戶的引導(dǎo)        
掌握投訴處理中與客戶溝通的關(guān)鍵技巧，能運用對抗性溝通的三把利器 

第二單元實 戰(zhàn) 演 練
第一階段準備充分，進入“調(diào)頻”過程階段目標
問題描述：許多客服專員在進行投訴處理之前并沒有做好充分的思想準備，他們只想著不管如何，先道歉總是沒錯的，他們會說“對不起”，“很抱歉”等等。但是許多人并沒有真正在客戶的角度上去體會他們的焦慮，“即使煞有介事、無理取鬧的客戶，他們也有不得已而為之的難處”。所以，他們在受理投訴的初始階段并不一定是全身心投入的，或者把道歉當流程走，而這一階段的處理效果，卻決定了客戶下一步的配合度。 
情景演練第一階段：真誠表達，承接情感 
一、問題的發(fā)現(xiàn)： 
1、你是否做好了充分的準備，去面對這個客戶？ 
2、初次見到這個客戶的時候，你準備給他留下什么印象？ 
3、如果一開始溝通就是對抗性的，你如何化解尷尬的局面? 
4、你是否關(guān)注了這個客戶的情感需求？ 
二、知識點的總結(jié)和引導(dǎo)：
1、讓學員在演練中體會投訴處理過程不是從見到客戶的那一刻開始，進而意識到“準備度”的重要性；
2、學會使用“波長技術(shù)”與客戶調(diào)頻，首先要做的是“轉(zhuǎn)身”，站到客戶的立場上說話。

第二階段了解需求，把握溝通的要點階段目標
問題描述：所有的客服專員都明白，了解客戶的需求對于投訴處理的意義。但在過往的案例中我們發(fā)現(xiàn)，許多人并不清楚應(yīng)該用什么方法去了解客戶的需求；或許他們認為，聆聽是一個好方法，但在實際的溝通中，他們不一定專注于客戶的聲音，他們或許心里在想對策……，所以，他們表面上點頭、記錄，或許他們聽的是自己的聲音，也就是說，他們未必懂得客戶到底在說什么。 
情景演練第二階段：知己知皮，了解客戶真實的需求 
一、問題的發(fā)現(xiàn)： 
1、如何讓客戶感受到你在聽他說話？ 
2、你明白客戶未經(jīng)語言表達的意思是什么嗎？ 
3、如果客戶“攪局”你有辦法挖掘到真實的需求嗎? 
4、在你還沒有了解客戶之前，先不要急于解決他的問題 
二、知識點的總結(jié)和引導(dǎo)：
1、了解需求是投訴處理的前提條件.讓學員在演練中不要被客戶“要求”所迷惑，他真實需求才是你需要面對的。  
2、讓學員認識到聆聽是態(tài)度而非技巧，客戶對態(tài)度的感知比技巧更強烈。感性驅(qū)動是第一、第二個階段必須做好功

第三階段引導(dǎo)客戶，提高溝通的效率階段目標
問題描述：在投訴處理現(xiàn)場，我們發(fā)現(xiàn)許多客服人員處于被動的光景，他們遇到過下列情形：客戶經(jīng)常打斷你說話；客戶經(jīng)常會誤會你的建議；當你列舉協(xié)議條款或?qū)I(yè)數(shù)據(jù)來闡明觀點時，客戶就會拒絕接受，甚至轉(zhuǎn)而投訴你的態(tài)度，尤其是客戶的需求沒有徹底被挖掘的時候，下一步的溝通就會進行的異常艱難，他們往往被客戶“帶著跑”。 
情景演練第三階段：引導(dǎo)話題方向，讓客戶正視問題 
一、問題的發(fā)現(xiàn)： 
1、我們陳述了太多自己的見地 
2、我們忽略了客戶是有自主意識的人 
3、我們變成了溝通的主角，而客戶只有聽的份 
二、知識點的總結(jié)和引導(dǎo)：
1、讓學員了解到把握客戶的需求不是一個階段就能完成的任務(wù)，而是貫穿整個投訴處理的過程  
2、在溝通的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，使用“客戶心理學”的技巧，跟著客戶的心理地圖來引導(dǎo)需求，把握溝通方向，化解被動局面， 

第四階段化解被動，管理客戶的期望值階段目標
問題描述：無論責任方在誰，客戶都要力爭自己的權(quán)益，為了贏得主動，他們可能會夸大事實，也可能漫天要價；而客服專員為了企業(yè)的利益，也要依據(jù)協(xié)議或企業(yè)的原則，與客戶據(jù)理力爭或討價還價。這個溝通過程往往是最艱難的，要么談崩，要么處于膠著狀態(tài)。如何管理和引導(dǎo)客戶的期望值，讓不可控的局面逐步變得對自己有利，這對客服專員是一番巨大的挑戰(zhàn)。 
情景演練第四階段：有備而來，制定利于己方的談判策略 
一、問題的發(fā)現(xiàn)： 
1、客戶到底要什么？他的底線在哪里  
2、客戶的堅持其實也是在試探你的底線 
3、客戶給你出難題，對解決他的問題也未必有利 
4、你在關(guān)鍵環(huán)節(jié)的溝通中是否運用了“個人影響力” 
二、知識點的總結(jié)和引導(dǎo)：
1、讓學員了解到管理好期望值，滿意度才有保證，掌握期望值管理的策略和話術(shù)； 
2、了解客戶的心理狀態(tài)，對抗拒有充分的思想準備，別怕客戶提條件，這一階段，必須結(jié)合“理性驅(qū)動”的手段才能獲得主動權(quán)。 

第五階段達成一致，修復(fù)關(guān)系階段目標
問題描述：作為客服專員要客觀地正視投訴處理的四種結(jié)果：獲得雙贏，迅速解決問題固然完美，但因為利益落差過大，需要重新制定談判策略，迂回“救市”，也不失為權(quán)宜之計。急于關(guān)閉投訴，對雙方的利益未必有利。所以，對投訴處理結(jié)果的達成一致，是包含不同境界的。無論處在哪一種情形，維護關(guān)系，修復(fù)關(guān)系，及時對進行服務(wù)補救，卻是爭取機會，挽留客戶的“最后一道防線”。  
情景演練第五階段：挽留客戶，維持正面的價值 
一、問題的發(fā)現(xiàn)： 
1、反正滿足不了客戶，只能交給領(lǐng)導(dǎo)做下一步的處理 
2、客戶不滿意，所以“我輸了” 
3、你已經(jīng)不相信奇跡了，所以也不可能發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)機
4、雙贏不僅僅是利益的獲得，還包括雙方“良好的感覺” 
二、知識點的總結(jié)和引導(dǎo)： 
1、學會表現(xiàn)持續(xù)對客戶利益的關(guān)注，不令人滿意的結(jié)果或許是下一步的機會； 
2、學會持續(xù)感動客戶，至少讓他覺得你已經(jīng)盡了力，而且會一直為他負責任

第三單元課程總結(jié)階段目標
一、當前客戶投訴的變化點 
1、客戶除了關(guān)注投訴處理的結(jié)果外，還格外關(guān)注處理過程； 
2、客戶除了關(guān)注實際賠償或補償外，還關(guān)注其他形式的補償 
3、客戶的容忍區(qū)間變窄，因投訴而升級的幾率攀升 
二、如何防止投訴升級 
1、投訴有門 
2、快速反應(yīng) 
3、迅速止損 
4、重在受控 
三、客戶投訴處理的四個境界 
最優(yōu)：變被動為主動，變投訴為機會 
次優(yōu)：圓滿解決問題，獲得客戶的好感
再次：雙方達成妥協(xié)，在處理態(tài)度上獲得客戶認同 
底線：問題得到控制，避免投訴升級，造成公眾影響提示學員對當前投訴特點的關(guān)注，有效預(yù)防投訴升級 

個人簡介
舒薇，女，工商管理學博士；高級經(jīng)濟師。中山大學工商管理學院、華南理工大學工商管理學院、*管理技術(shù)大學MBA、EMBA特聘專家；清華大學繼續(xù)教育學院和*阿拉莫系統(tǒng)授證培訓(xùn)師；MTP授證講師；曾系統(tǒng)接受過*管理協(xié)會（AMA）的專業(yè)培訓(xùn).
職業(yè)履歷
曾任境外上市公司高管十余年；歷任副總經(jīng)理、行政總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、客戶服務(wù)總監(jiān)；早年任教于國內(nèi)*商學院。
二十年企業(yè)管理和專業(yè)講師經(jīng)驗，良好的教育背景。曾長期致力于團隊管理、客戶服務(wù)管理、行政管理、員工培訓(xùn)管理工作，屬于實戰(zhàn)型講師。目前被全國主要公開課培訓(xùn)機構(gòu)聘為核心講師。

客戶投訴處理流程培訓(xùn)