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行政辦公必備技能

課程背景：
作為辦公室綜合行政管理人員，公文寫作、溝通協(xié)調(diào)、會務(wù)安排，接待賓客等幾乎每天都要面對這些工作，事無巨細，頭緒繁多，要么被湮沒在文山會海中，要么疲于在各部門、各領(lǐng)導(dǎo)間協(xié)調(diào)溝通，要么強作笑顏商務(wù)應(yīng)酬，這些煩惱何時了？
有沒有一些行之有效的方法和工具，甚至是一些套路、模板和捷徑讓我們的工作有序、有趣、有效？
為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，圍繞寫作、禮儀、溝通、會務(wù)等方面展開，提供具體方法和工具落地。通過集中訓(xùn)練，學(xué)會從雜、亂、累中解放出來，全方位提升行政管理人員的職業(yè)化認知水平和實操能力，快速實現(xiàn)“小白”到“專家”的華麗轉(zhuǎn)身。

課程收益：
● 理清行政管理的關(guān)鍵點，準確理解崗位價值，掌握出彩的辦公室日常管理方法
● 明白職業(yè)素養(yǎng)及接待禮儀的要求與標(biāo)準
● 明確公文寫作的基本規(guī)范
● 掌握通知、請示、報告、總結(jié)等常用公文寫作方法
● 全面策劃和組織大型會議與活動
● 提升360度高效溝通技巧，提高關(guān)系協(xié)調(diào)能力

課程對象：企事業(yè)單位中基層管理人員、后備干部、辦公室主任、文秘、行政管理人員、會務(wù)人員、接待人員，對寫作及溝通技能提升有需要的職場人士

課程大綱
第一講：走進行政管理——行政管理的內(nèi)涵及要求
一、什么是行政管理
1、“行政”與“行政管理”
2、行政管理的5大職能
3、行政管理工作的特點——協(xié)與調(diào)的藝術(shù)
4、機關(guān)行政管理崗位與職責(zé)范圍
5、基層、中層、高層行政管理工作的重點
二、行政管理職能的特性
特性一：政策性強
特性二：工作內(nèi)容的無形性
特性三：被動性和突發(fā)性
特性四：缺乏統(tǒng)一評價的標(biāo)準
三、行政管理者的職業(yè)能力與素養(yǎng)
1、職業(yè)形象
2、基本接待禮儀（接待禮儀、會議禮儀、位次禮儀、就餐禮儀）
3、時間管理
1）時間管理公式
2）時間管理目標(biāo)原則
3）80-20法則
4）時間管理方法
5）時間管理三妙招
4、良好的工作統(tǒng)籌和項目規(guī)劃能力
5、良好協(xié)調(diào)和公關(guān)能力
6、服務(wù)、配合其他部門的意識
7、實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)、管理與執(zhí)行的統(tǒng)一

第二講：妙筆生花——公文寫作技巧
一、涇渭分明——行政公文的基本規(guī)范
1、要素與分類
案例：工作中誤用的公文
2、格式要求
案例：某單位人事任命文件
工具：新“國標(biāo)”，公文格式“3+1”
常見公文格式錯誤例析
二、如琢如磨——公文語言的要求
1、公文語言的七個要求
要求一：準確——避免歧義或褒貶失當(dāng)
要求二：嚴謹——避免用詞*偏激
要求三：莊重——“六個”不能用
要求四：簡明——篇幅句子語言精煉要求
要求五：平實——避免夸張修辭故弄玄虛
要求六：得體——上達意中說理下通情
要求七：創(chuàng)新——“新瓶“如何裝”舊酒”
案例：毛主席關(guān)于建立報告制度
2、文不厭改
1）公文審核四字真言：審、核、究、改
2）公文修改三個維度
常見錯誤例析：易混詞、錯別字、標(biāo)點、數(shù)字、語法
知識拓展：常見法定計量單位，漢語數(shù)字及阿拉伯?dāng)?shù)字用法
三、善用模板——常見公文的寫作方法
1、通知
模板1：告知性通知
案例分析：關(guān)于組織召開內(nèi)部大會的通知
模板2：指示性通知
案例分析：關(guān)于組織員工照相的通知
模板3：批轉(zhuǎn)性通知
案例分析：一份批轉(zhuǎn)通知
2、請示
案例分析：關(guān)于解決食堂用車的請示報告
3、報告
模板：工作報告
案例分析：唐僧
工具：公文常用特定用語簡表
4、紀要
模板：專題工作會議紀要
工具：速記方法
案例：某單位會議紀要
5、工作總結(jié)
1）工作總結(jié)與述職報告
討論：如何策劃一個好的總結(jié)
2）寫作流程（內(nèi)容、角度、數(shù)據(jù)、語言）
3）好標(biāo)題的擬定方法——SPA法
4）優(yōu)化詞句的九種句式
模板：年終工作總結(jié)
案例分析：某單位年終工作總結(jié)

第三講：左右逢源——職場360°有效溝通技巧
一、向上溝通技巧
案例：溝通“迷路”案例
1、與上級溝通之前的5項準備
2、與上級溝通的4個要領(lǐng)
3、尊重上級權(quán)威應(yīng)把握好4個關(guān)鍵
案例：怎么稱呼年輕的上級，我認主管做大哥，如此說話
4、如何把握6類上級的秉性
5、如何適應(yīng)上級的溝通習(xí)慣
6、贏得上級信賴5個溝通技巧
案例：劉秘書哪里做錯了，憑什么新人就獲得了升遷
7、挽救與上級矛盾的4大原則
二、向下溝通技巧
1、向下溝通原則
2、向下溝通的誤區(qū)
3、向下有效溝通實施步驟
三、平行溝通技巧
1、能公式如何建立情感賬戶
2、成熟溝通的十大法則
3、有效溝通的萬能公式
模型：有效溝通五步法
練習(xí)：沉船求生

第四講：操之在我——三階段高效會務(wù)管理
一、會議管理的基本概念
1、會議管理的概念
1）是管理方式——公眾的、見證的、議事的（官方?jīng)Q定）
2）是履職配套——報表、報告、匯報、公文（成套體系）
3）涉管控全程——調(diào)研、研討、宣貫、協(xié)調(diào)、檢查、表彰
2、會務(wù)分類（常見會議的類型）
第一類：交流——以會商
第二類：溝通——以決議
3、會議的目的
4、會議效率低下的原因
1）會議主題——必要/成熟/可行
2）參會人員——確保理性商議
3）議題交流——準備充分
4、成功會議的標(biāo)準
案例：《羅伯特議事規(guī)則》十二條
5、會議管理的基本要素
二、會前：準備細密
1、策劃（定議題、定分工、定方案）
案例分析：怎樣讓會議通知和議程更準確？
方法：會議策劃的三原則
工具：高效會議策劃
2、通知
3、備料
工具：會議準備之“蓮花寶典”
4、布場（布場地、布講臺、布座位、主席臺）
關(guān)注點：會議布場時經(jīng)常會忽略的細節(jié)
案例分析：細節(jié)決定成敗
三、會中：合理控制
1、關(guān)鍵事項
2、時間安排
（興奮積累、議題數(shù)量、引導(dǎo)時間、精力恢復(fù)、插題費時、會議時長）
3、四種角色的職責(zé)：主持人，記錄人，與會者，領(lǐng)導(dǎo)
1）主持
工具：主持人能力評估
2）領(lǐng)導(dǎo)（與會者責(zé)任、記錄者）
4、會議結(jié)束
1）達到目標(biāo)——結(jié)束
2）達到時限——中止
3）緊急情況——中斷
四、會后：跟進到位
1、公布決議
2、跟進督辦
方法一：計劃督導(dǎo)法
工具：重點工作督辦表
方法二：工作銷項法
3、改善提升

行政辦公必備技能